FIDELIS takes shape: Collaboration towards a more trustworthy data infrastructure

The future of trustworthy digital repositories, shared development tools, and European collaboration were at the heart of the FIDELIS project consortium meeting held in The Hague in March. During the two-day meeting, discussions focused on the sustainable maintenance of the network, current and emerging tools, and how training can become an impactful part of everyday operations even after the project has concluded.

FIDELIS project (1 January 2025–31 December 2027, Horizon Europe) will set up, develop, and operate a European network of trustworthy repositories that will support the development and growth of TDRs within the EOSC ecosystem; foster harmonisation and interoperability across repositories to enable an EOSC federation of TDRs; and strengthen the upskilling of repositories and expansion of the network through an active training and support programme. FSD's participants in the Consortium Meeting were Henna Kaartinen, Mari Kleemola, and Tuomas J. Alaterä.

At the consortium meeting, discussions focused heavily on the strategic development of the Trustworthy Digital Repository (TDR) Network, with particular attention to its long-term sustainability. Participants explored how the Network could continue to operate beyond the lifetime of the project and how it could support the European research data infrastructure more broadly.

Another key theme of the consortium meeting was the ongoing work on the FIDELIS Transparent, Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM). During the project, TTRAM has evolved into a practical and transparent tool that helps repositories systematically assess and strengthen their trustworthiness. The role of the tool as part of broader community-driven development and its integration into the TDR Network were discussed extensively.

The meeting also addressed the FIDELIS training and support programme, which is now entering a more active phase. Call for mentoring and peer-to-peer support programme has been open since late February and call for participation in Support for the Adoption of Solutions will in the end of April. Both calls aim to provide repositories with concrete, hands-on support for developing trustworthy and sustainable services.

In addition, discussions covered the role of FIDELIS within the European Open Science Cloud (EOSC). Attention was given to how the TDR Network can contribute to the EOSC Federation by widening the expertise of its member repositories and by promoting high-quality, trustworthy data in line with the FAIR principles.

Representatives of CESSDA repositories at the Consortium Meeting. Mari (third from the left), and Tuomas and Henna (on the right). Photo: Anja Radonjic.

From FSD's perspective, it is important that the results of project work also become embedded in everyday practice and bring clear benefits to users. The work undertaken in the FIDELIS project supports the continuous development of FSD’s archival services and helps clarify practices related to trustworthiness, transparency, and sustainability. For users, this may be reflected in more harmonised practices, clearer communication, and stronger support for opening data and ensuring long-term preservation in line with the FAIR principles.

Furthermore, through the project’s training and support, FSD’s expertise within the European repository community is strengthened. This is visible in the advice, training, and practical support that FSD offers at different stages of research data lifecycle. With the help of project funding, new solutions and services are explored and tried out, while already proven services or functions are strengthened and developed.

Read more about the Consortium Meeting in the FIDELIS project blog!

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.surname [at] tuni.fi

FIDELIS-työ konkretisoituu: Yhteistyöllä kohti luotettavampaa datainfrastruktuuria

Luotettavien digitaalisten repositorioiden tulevaisuus, yhteiset kehittämistyökalut ja eurooppalainen yhteistyö olivat FIDELIS-hankkeen konsortiokokouksen keskiössä viime maaliskuussa Haagissa. Kaksipäiväisessä tapaamisessa keskusteltiin verkoston kestävästä ylläpitämisestä, ajankohtaisista työkaluista sekä siitä, miten koulutus muodostuu vaikuttavaksi osaksi arjen toimintaa myös hankkeen jälkeen.

FIDELIS-hanke (1.1.2025–31.12.2027, Horisontti Eurooppa) rakentaa eurooppalaista luotettavien repositorioiden verkostoa, edistää yhteentoimivuutta, kehittää parhaita käytäntöjä ja tarjoaa repositorioille koulutusta ja tukea. Konsortiokokoukseen Tietoarkistosta osallistuivat Henna Kaartinen, Mari Kleemola ja Tuomas J. Alaterä.

Kokouksessa keskityttiin erityisesti Trustworthy Digital Repository (TDR) -verkoston strategiseen kehittämiseen, eritoten sen tulevaisuuden jatkuvuuden näkökulmasta. Keskusteluissa pohdittiin, miten TDR-verkosto voi toimia kestävällä tavalla myös hankkeen päättymisen jälkeen ja tukea laajemmin eurooppalaista tutkimusdatainfrastruktuuria.

Toinen keskeinen teema oli ajankohtainen työ FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) -työkalun parissa. TTRAM on kehittynyt hankkeen aikana käytännölliseksi välineeksi, jonka avulla repositoriot voivat tarkastella ja kehittää omaa luotettavuuttaan systemaattisesti ja läpinäkyvästi. Työkalun roolia osana laajempaa yhteisöllistä kehittämistä ja sen integrointia TDR-verkostoon käsiteltiin laajasti.

Kokouksessa tarkasteltiin myös FIDELIS-hankkeen tuki- ja koulutusohjelmaa, joka on parhaillaan siirtymässä aktiivisempaan vaiheeseen. Mentorihaku on ollut auki jo toista kuukautta ja haku parhaiden käytäntöjen soveltamista tukeviin koulutuksiin käynnistyy huhtikuun lopussa. Molempien tavoitteena on tarjota repositorioille konkreettista tukea käytäntöjensä ja luotettavuutensa kehittämiseen.

Lisäksi keskusteluun nousi FIDELIS-hankkeen rooli EOSCissa (European Open Science Cloud). Erityisesti pohdittiin, miten TDR-verkosto voi tukea EOSC-federaatiota hyödyntämällä jäsentensä laajaa asiantuntemusta ja edistämällä FAIR-periaatteiden mukaisen, laadukkaan ja luotettavan datan saatavuutta.

CESSDA-arkistojen edustajia konsortiokokouksessa. Mari (3. vas) sekä Tuomas ja Henna (oikealla). Kuva: Anja Radonjic.

Tietoarkiston näkökulmasta on tärkeää, että hanketyön tulokset tulevat myös osaksi arkea, aina asiakkaillemme asti. FIDELIS-hankkeessa tehty työ tukee arkistopalveluiden jatkuvaa kehittämistä, reflektointia ja toimintatapojen selkeyttämistä erityisesti luotettavuuden ja läpinäkyvyyden näkökulmasta. Asiakkaille tämä näyttäytyy yhtenäisempinä käytäntöinä, selkeämpänä viestintänä sekä entistä vahvempana tukena FAIR periaatteiden mukaisen datan avaamiseen ja pitkäaikaissäilytykseen.

Lisäksi hankkeen koulutus- ja tukitoiminta vahvistaa Tietoarkiston asiantuntijuutta osana eurooppalaista repositorioyhteisöä. Tämä heijastuu asiakkaille tarjottavana neuvontana, koulutuksina ja käytännön tukena tutkimusdatan elinkaaren eri vaiheissa. Hankerahoituksen turvin Tietoarkistossa voidaan myös kokeilla uusia toimintamalleja sekä vahvistaa ja kehittää jo hyväksi havaittuja palveluja tai toimintoja.

Lue tarkemmin konsortiokokouksen kuulumisia FIDELIS-hankkeen blogikirjoituksesta!

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

FIDELIS pilot support offers helped to strengthen the upskilling of repositories

In this first project update of 2026, you will get an overview of the pilot trainings carried out within the FIDELIS project.

The European Open Science Cloud (EOSC) aims to develop a web of FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) data and services for science in Europe. One of the main objectives of the FIDELIS project is to Strengthen the upskilling of repositories and expansion of the Network through an active training and support programme.

At the end of 2025, the project organised three pilot training offers for provisional members of the FIDELIS Network, bringing together a total of 34 participants from several countries (see figure 1). The goal of pilot training was to support repositories to implement and adopt good practices, tools, services, and other solutions to increase their trustworthiness. From the perspective of the FIDELIS project, a key objective was to prepare and develop the necessary logistics, materials, and processes for this type of support for the training planned for 2026.

Figure 1: Countries represented by the participating repositories. Source: D8.1 - Implementation report on support for "early adopters" and training interventions.

The pilot round includes three different support offers. The first instructed participants to the TTRAM tool developed within the project. The second offered participants the opportunity to receive support for CoreTrustSeal certification. The third one, in turn, provided participants with the opportunity to explore the FAIR EVA tool.

The TTRAM (Enhancing Repository Transparency and Trustworthiness) training highlighted the benefits TTRAM brings organisations, particularly in assisting repositories with managing digital objects, strengthening organisational infrastructure, and technology and security management. Participants considered the goals of the pilot training as important and perceived TTRAM as being able to serve as a practical guideline for self-assessment, helping participants examine their practices more critically. You can read more about the implementation and experiences in the Implementation Story.

The aim of the second pilot training, an Explorer & Pathfinder track for CoreTrustSeal, was to help organisations explore and apply the CoreTrustSeal requirements. By the end of the support offer, participants had strengthened their understanding of CoreTrustSeal requirements and learnt to relate the current state and maturity of their repository to the requirements of the core criteria. You can read more about the implementation and experiences in the Implementation Story.

The third training, FAIR EVA (Evaluator, Validator & Advisor) plugin, introduced repository managers and technical staff to the FAIR EVA evaluator, validator and advisor tool and guided them through the development of a custom plugin tailored to their repository. Through the training participants started the creation of their own plugin, or at least a proof of concept as customising the tool to work with all metadata schemas and controlled vocabularies takes some effort to define. You can read more about the implementation and experiences Implementation Story.

The project will continue to provide training and support. You can read more about it on FIDELIS Training & Support programme | Eden-Fidelis.

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.surname [at] tuni.fi

FIDELIS-pilottikoulutukset vahvistivat data-arkistojen osaamista

Vuoden 2026 ensimmäisessä hankepostauksessa pääset tutustumaan FIDELIS-hankkeen toteuttamiin pilottikoulutuksiin.

FIDELIS rakentaa eurooppalaisen luotettavien repositorioiden verkoston, edistää yhteentoimivuutta, kehittää parhaita käytäntöjä ja tarjoaa repositorioille koulutusta ja tukea. Hankkeen yksi keskeisistä tavoitteista on vahvistaa repositorioiden osaamisen kehittämistä ja laajentaa verkostoa aktiivisen koulutuksen ja tuen ohjelman kautta.

Loppuvuodesta 2025 toteutettiin kolme pilottikoulutusta, jotka olivat avoimia FIDELIS-verkoston jäsenille. Niihin osallistui yhteensä 34 osallistujaa useista eri maista (kuva 1). Pilottikoulutuksien tavoitteena oli tukea repositorioita ottamaan käyttöön ja omaksumaan hyviä käytäntöjä, työkaluja, palveluita sekä muita ratkaisuja kehittääkseen luotettavuuttaan. Hankkeen toteuttamisen näkökulmasta puolestaan keskeistä oli kehittää tarvittavia käytännön järjestelyjä, materiaaleja ja prosesseja vuoden 2026 varsinaisia koulutuksia varten.

Kuva 1: Osallistuvien repositorioiden edustamat maat. Lähde: D8.1 - Implementation report on support for "early adopters" and training interventions.

Pilottikierroksen ensimmäinen koulutusvaihtoehto päästi osallistujat tutustumaan hankkeessa kehitettyyn TTRAM-työkaluun. Toinen tarjosi osallistujille mahdollisuuden saada tukea CoreTrustSeal-sertifiointiin ja kolmannessa puolestaan osallistujat saivat mahdollisuuden tutustua FAIR EVA -työkaluun.

TTRAM-koulutuksen tavoitteena oli tuoda esille työkalun hyötyjä, erityisesti repositorioiden apuna digitaalisten objektien hallinnassa, organisaation infrastruktuurin vahvistamisessa sekä teknologian ja turvallisuuden hallinnassa. Osallistujat kokivat tavoitteen tärkeäksi ja kokivat TTRAMin mahdollisesti toimivaksi repositorioissaan, esimerkiksi itsearvioinnin ja omien toimintatapojen kriittisen arvioinnin tukena. Pääset tutustumaan TTRAM-koulutuksen toteutukseen ja kokemuksiin toteutustarinassa.

CoreTrustSeal-koulutuksen tavoitteena oli auttaa organisaatioita CoreTrustSeal-vaatimusten täyttämisessä. Osallistujat pääsivät vahvistamaan ymmärrystään vaatimuksista ja oppivat suhteuttamaan nykytilansa ja kypsyystasonsa näiden kriteerien vaatimuksiin. Pääset tutustumaan CoreTrustSeal-koulutuksen toteutukseen ja kokemuksiin toteutustarinassa.

FAIR EVA –koulutus tarjosi mahdollisuuden perehdyttää repositorioiden ylläpitäjiä ja teknistä henkilöstöä FAIR EVA-arviointi-, validointi- ja -neuvontatyökaluun sekä räätälöimään repositorioihinsa sopivan lisäosan. Koulutuksen myötä osallistujat aloittivat oman lisäosan - tai sen "proof of concept" -version kehittämisen. Työkalun räätälöinti kaikkien metatietomallien ja kontrolloitujen sanastojen kanssa vaatii suhteellisen paljon työtä. Pääset tutustumaan FAIR EVA -koulutuksen toteutukseen ja kokemuksiin toteutustarinassa.

Hanke jatkaa koulutuksen ja tuen tarjoamista tänäkin vuonna. Voit lukea lisää FIDELIS-verkkosivuilta.

Mukavaa alkanutta vuotta toivottaen,

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Tietoarkiston kehittämispäivä ja pikkujoulut: tekoälytestauksia ja yhdessä tekemistä

Tietoarkistossa pidetään säännöllisesti yhteisöllisiä kehittämispäiviä. Ne pohjaavat Tietoarkiston missioon: Tavoitteena on ylläpitää ja kehittää Tietoarkiston roolia sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden johtavana asiantuntijaorganisaationa, valtakunnallisena tutkimuksen ja opetuksen tukiyksikkönä sekä arvostettuna kansainvälisenä toimijana. Kunkin kehittämispäivän ohjelmassa painotetaan innostavaa, innovatiivista ja yhteisöllistä tapaa tarttua edellä mainittuihin teemoihin ajankohtaisesta näkökulmasta käsin.

Strategiakaudella 2025–2028 Tietoarkisto ennakoi toimintaympäristössään tapahtuvan nopeita muutoksia, kuten avoimen tieteen palveluiden ja vaatimusten kehittymisen kansallisella ja eurooppalaisella tasolla sekä tekoälyn tuomat mahdollisuudet ja riskit. Tämänkertaisen kehittämispäivän sisältö nojasi AIMS-hankkeessa tehtyyn työhön, joka nimenomaan vastaa Tietoarkiston toimintaympäristön muuttuneisiin vaatimuksiin.

Kehittämispäivä alkoi Tietoarkiston tietopalvelun ja aineistonkäsittelyn asiantuntijoiden alustuksilla. Niissä kuultiin kokemuksia anonymisoinnin ja laadullisten aineistojen arkistoinnin kehityskaaresta sekä nykyhetken tekoälyn mahdollisuuksista ja riskeistä. Lisäksi Tietoarkistolla työnkierrossa oleva Suomen ympäristökeskuksen projektipäällikkö ja tiedon tuotannon laadun sekä avoimen tieteen asiantuntija Maria Söderholm esitteli toi päivän uudenlaista näkökulmaa ja esitteli Tietoarkiston väelle Suomen ympäristökeskuksen toimintaa.

Tietoarkiston johtava asiantuntija Arja Kuula-Luumi esittelee tekoälytestausten lähtökohtia, tuloksia ja demoja.

Alustusten jälkeen jatkui yhteinen keskustelu tekoälyyn liittyvistä aiheista, jossa nousi esiin useita toisiaan rikastuttavia näkökulmia, esimerkiksi arkistoinnin kehityskaaren merkityksestä ja toimintaympäristön muutoksista sekä niihin liittyvistä tarpeista. Lisäksi pureuduttiin kvantitatiivisten ja kvalitatiivisten aineistojen anonymisoinnin eroihin tekoälypohjaisten työkalujen näkökulmasta.

Kehittämispäivä jatkui yhteisellä lounaalla, jonka jälkeen siirryttiin Tampereen Flipperi- ja pelihalli Pinball Unionin tiloihin jatkamaany yksikön pikkujouluja. Pikkujoulut vahvistivat yhdessä tekemisen tunnetta ja loivat hauskoja yhteisiä muistoja, jotka kantavat työarjessa.

TKaksi henkilökunnan jäsentä yhdessä pelaamassa Guitar Hero -peliä.

Kehittämispäivä ja pikkujoulut tarjosivat henkilökunnalle mahdollisuuden pysähtyä jakamaan kokemuksia, kehittämään tekoälyosaamista ja toimintamalleja sekä ennen kaikkea vahvistamaan yhteisöllisyyttä. Päivän aikana syntyi uusia ideoita ja tarttui mukaan hauskoja muistoja vietäväksi.

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

AIMS-hanke saa rahoituksensa Suomen Akatemian FIRI2024 Kansallisten tutkimusinfrastruktuurien tiekartta 2025–2028 toisen vaiheen hausta.

FIDELIS-hanke saa rahoituksensa Euroopan unionin tutkimuksen ja innovoinnin puiteohjelma Horisontti Euroopasta (Grant agreement ID: 101188078).

Developing AI Competence at FSD

The development of artificial intelligence (AI) is accelerating, and its impact is evident across many areas of society, such as political decision-making and organisational operations. AI is becoming an increasingly significant part of everyday life—something we take for granted. This blog post provides an overview of how AI competence is being developed at the Finnish Social Science Data Archive (FSD).

At FSD, staff AI competence is being strengthened particularly through the AIMS project. One of the project’s goals is to develop FSD’s capabilities in utilising AI-based solutions and services within its workflows and user services. The focus is on practical solutions and applying existing technologies. The work package includes setting up a staff learning programme on the use of AI solutions.

FSD aims to increase AI competence across the entire staff by offering training opportunities on various AI tools, including those provided by Tampere University. FSD staff work in three modules: Administration and Projects, User Services and Data Processing, and Technical Services. A key part of building AI competence has been identifying what each module needs and tailoring the training accordingly. This ensures that each module receives genuinely useful knowledge about AI-based solutions and opportunities.

Figure 1: Themes of AI training attended by FSD staff in 2025.

Figure 1 shows the themes connected to AI-related training attended by staff. All personnel have participated in common training sessions on practical ways to use AI in everyday tasks, such as drafting documents, summarising reports, analysing data, and searching for information efficiently. It has been essential to identify areas where AI can assist with work tasks. Staff members have also attended AI training aligned with their own focus areas and interests, including:

• AI policy, ethical issues, and privacy and security
• Software development and deep learning in machine learning
• Understanding concepts related to AI skills
• Improving efficiency in administrative tasks
• AI agents and prompting
• The role of AI in research and education

In addition, FSD staff have participated in AI-related conferences that strengthen expertise, provide the latest insights into developments in the field, and enable networking with other stakeholders. These conferences have focused on topics such as software development, technology and innovative solutions, and the use of AI in organisations, including repositories.

AI training or conferences alone are not enough to utilise AI in a solution-oriented and creative way. What is learned must be put into practice, and FSD staff have begun using suitable AI-based tools in their work. As part of the AIMS project, FSD is piloting selected AI-driven solutions within its workflows and user-driven services. More about these initiatives will be shared in blog posts throughout 2026.

In the next blog post, we will turn to the FIDELIS project. This post will introduce pilot training sessions where members of the FIDELIS network had the opportunity to participate in a pilot round of implementation training. This type of support will be offered throughout the project to help repositories implement and adopt good practices, tools, services, and other solutions to increase their trustworthiness.

Wishing you a wonderful start to December and happy holidays!

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.surname [at] tuni.fi

The AIMS project is funded by the Research Council of Finland through the second phase of the FIRI2024 call for national research infrastructures for 2025–2028.

See this blog entry in Finnish.

Tietoarkistossa kehitetään henkilökunnan tekoälyosaamista

Tekoälyn kehitys kiihtyy, mikä näkyy laajasti eri yhteiskunnan osa-alueilla, kuten poliittisessa päätöksenteossa ja organisaatioiden toiminnassa. Tekoäly on yhä merkittävämpi osa ihmisten jokapäiväistä elämää, jopa itsestäänselvyys. Tässä blogikirjoituksessa avaan näkymää tekoälyyn Tietoarkistossa osaamisen kehittämisen näkökulmasta.

Tietoarkistossa kehitetään henkilökunnan tekoälyosaamista eritoten AIMS-hankkeessa. Yhtenä hankkeen tavoitteena on kehittää kyvykkyyttä hyödyntää tekoälypohjaisia ratkaisuja ja palveluja työprosesseissa ja käyttäjäpalveluissa. Painotus on käytännöllisissä ratkaisuissa ja olemassa olevien ratkaisujen soveltamisessa. Yhtenä käytännön toimena on henkilökunnan kouluttautuminen tekoälyratkaisujen käyttöön.

Tavoitteena lisätä koko henkilökunnan tekoälyosaamista tarjoamalla kouluttautumismahdollisuuksia erilaisten tekoälyratkaisujen käyttöön ottaen huomioon Tampereen yliopiston tarjoamat työkalut. Tietoarkistossa työskentelee henkilökuntaa kolmessa eri moduulissa, jotka ovat hallinto ja hankkeet, tietopalvelu ja aineistonkäsittely sekä tekniset palvelut. Henkilökunnan tekoälyosaamisen kehittämisessä on ollut keskeistä tunnistaa eri moduulien tehtävien painopisteet, joiden mukaan koulutuksia on räätälöity sopivaksi. Räätälöinti on tärkeää, koska se varmistaa jokaisen moduulin saavan aidosti hyödyllistä tietoa tekoälypohjaisista ratkaisuista ja mahdollisuuksista.

Kuva 1: Tietoarkiston henkilökunnan käymien tekoälykoulutusten teemat vuonna 2025.

Kuvassa 1. esitellään teemoja, joihin kytkeytyen Tietoarkiston henkilökunta on käynyt erilaisia tekoälyaiheisia koulutuksia. Koko henkilöstö on osallistunut yhteisiin koulutuksiin, kuten tekoälyn hyödyntämiseen arjen työssä, erilaisten tiedostojen ja sisältöjen luomisessa ja analysoimisessa sekä tiedonhaussa. Koulutusten näkökulmasta on ollut keskeistä huomioida paikat, joissa tekoäly auttaa työssä. Henkilökunta on omien painoalueidensa ja kiinnostuksen kohteidensa mukaisesti osallistunut koulutuksiin, jotka ovat liittyneet esimerkiksi

• tekoälypolitiikkaan, tekoälyn eettisiin kysymyksiin sekä tietosuojaan ja –turvaan
• ohjelmistokehitykseen ja koneoppimiseen syväoppimisen näkökulmasta,
• tekoälytaitojen käsitteiden ymmärtämiseen
• hallinnollisen työn tehostamiseen tekoälyä hyödyntäen
• AI–agentteihin ja käytettävien promptien luomiseen ja hallintaan
• tekoälyn rooliin tutkimuksessa ja opetuksessa.

Lisäksi henkilökunta on osallistunut tekoälyteemoihin kytkeytyviin konferensseihin, jotka vahvistavat osaamista, tuovat uusinta tietoa alan kehityksestä ja mahdollistavat verkostoitumisen muiden toimijoiden kanssa. Konferensseissa on käsitelty aiheita, jotka ovat liittyneet esimerkiksi ohjelmistokehitykseen, teknologiaan ja innovatiivisiin ratkaisuihin ja tekoälyratkaisujen hyödyntämiseen organisaatioissa, kuten repositorioissa.

Tekoälykoulutukset tai -konferenssit eivät kuitenkaan yksin ole ratkaisu tekoälyn hyödyntämiseen ratkaisukeskeisesti ja luovasti. Opittu pitää saada käytäntöön ja Tietoarkiston henkilökunta onkin ottanut jo käyttöönsä erilaisia tekoälypohjaisia työkaluja. Osana AIMS-hanketta Tietoarkistossa pilotoidaan valikoituja AI-pohjaisia ratkaisuja osana työprosesseja ja käyttäjäpalveluita. Näistä on mahdollista lukea lisää vuoden 2026 blogipostauksien myötä.

Seuraavassa ja vuoden 2025 viimeisessä Tietoarkiston blogipostauksessa siirrymme FIDELIS-hankkeen pariin. Blogipostaus esittelee pilottikoulutuksia, joihin FIDELIS-verkoston nykyisillä jäsenillä oli mahdollisuus osallistua. Koulutusten tavoitteena on auttaa repositorioita ottamaan käyttöön ja soveltamaan hyviä käytäntöjä, työkaluja, palveluja ja muita ratkaisuja palvelunsa luotettavuuden parantamiseksi.

Mukavaa alkanutta joulukuuta ja hyvää joulun aikaa toivottaen

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

AIMS-hanke saa rahoituksensa Suomen Akatemian FIRI2024 Kansallisten tutkimusinfrastruktuurien tiekartta 2025–2028 toisen vaiheen hausta.

Lue blogi englanniksi.

FSD's AILA Service Portal 2.0: Current Updates from the Developers

The AILA service portal is a data deposit, discovery and delivery system for archived research data. I met with the development team to discuss the latest updates on the development work. Our conversation focused particularly on the background of the service’s development, its current stage, and the next steps.

What is AILA?

In addition to serving as FSD’s data catalogue, data deposits are also managed through AILA. The entire AILA service portal is developed in-house by FSD and was originally launched in May 2014. The current development of AILA 2.0 began as part of the Research Council of Finland-funded project Cross-Border Tools and Services (C-BOTS 2019–2024). For FSD and its clients, AILA is a central and essential service, and maintaining and developing it is one of the Archive’s core responsibilities. Metadata from AILA is harvested to the CESSDA Data Catalogue.

Why is AILA 2.0 being developed?

The reasons and objectives behind the development of AILA portal are based on several complementary perspectives, such as technical, user-oriented, and accessibility-focused considerations.

Societal changes affect all areas of activity in our society. With the advance of digitalisation, the pace of web application development has accelerated, customer needs have evolved, and accessibility requirements have increased. The development team emphasised that there was a recognised need to renew the technical environment to ensure that the AILA service portal can remain secure and interoperable in the future.

In addition, a key focus now and in the future is customer orientation, highlighting the need for a smoother and more accessible service.

Accessibility in the context of websites and applications refers to similar principles as physical accessibility in the built environment, such as the ability to move through spaces smoothly regardless of potential personal mobility limitations.

Our discussion strongly underscored the importance of collaboration, as the development team and other contributors bring extensive expertise from different areas, such as content knowledge, metadata, and user experience.

What has been developed?

After identifying development needs, the AILA portal has been systematically renewed under the guidance of the development team, in collaboration with other FSD staff and stakeholders.

1. Aila’s data security is being improved by upgrading the hashing functions for secrets to more secure and modern, tightening password requirements and secrets management practices, and securing administrative interfaces at the network level
2. Accessibility is being enhanced by ensuring that text and other elements in the application have appropriate size and colour contrast, taking visual impairments into account. In addition, AILA 2.0 will be fully navigable using keyboard only. The development work has also considered Aila’s clients who use screen readers or other assistive technologies.
3. Search functions have been improved to make it easier and more efficient for clients to locate the datasets they need. Below is a comparison of the old and new Aila search functions.

AILA’s current advanced search allows filtering by availability, data type, language, temporal coverage of the study, and unit of observation.

Image 1: Aila’s current advanced search.

The next screenshot shows AILA 2.0’s advanced search. In the new Aila, filtering options have been expanded, and it is now possible to filter searches by, for example, the year of data collection.

Image 2: Aila 2.0’s advanced search. Click the image to view it larger.

What’s next?

The Aila 2.0 development team will continue their work. Once AILA 2.0 reaches the deployment phase, developers will be able to focus more closely on areas requiring further refinement. You can learn more about the updates in an upcoming article.

In the next project news, we will continue with the AIMS project, where we will discuss artificial intelligence from the perspective of the Data Archive.

See this blog entry in Finnish.

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.surname [at] tuni.fi

AILA 2.0: Kehittäjien ajakohtaisia kuulumisia

Tapasin Tietoarkiston AILA 2.0 -kehittäjätiimin aiheenani ajankohtaiset kuulumiset kehitystyöstä. Kävimme keskustelua erityisesti palvelun kehitystyön taustasta, tämänhetkisestä vaiheesta sekä seuraavista askelista.

Mikä on AILA?

Palveluportaali AILA on tietoarkistolaisten itse toteuttama arkistoitujen tutkimusaineistojen tilaus- ja toimitusjärjestelmä. Se otettiin käyttöön toukokuussa 2014. AILA 2.0 -versiota on lähdetty kehittämään osana Suomen Akatemian rahoittamaa Rajoja ylittävät työkalut ja palvelut (C-BOTS 2019-2024) -hanketta. Tietoarkistolle ja sen asiakkaille AILA on keskeinen ja tärkeä palvelu, jonka ylläpitäminen ja kehittäminen ovat yksi Tietoarkiston keskeisimpiä tehtäviä.

Miksi AILA 2.0 -versio kehitetään?

AILAn kehityksen taustalla olevat perusteet ja tavoitteet rakentuvat useista toisiaan tukevista näkökulmista, kuten tekninen, asiakaslähtöinen ja saavutettavuuden näkökulma.

Yhteiskunnalliset muutokset kytkeytyvät kaikkeen toimintaan yhteiskunnassamme. Digitalisaation etenemisen myötä esimerkiksi verkkosovelluskehityksen tahti on kiihtynyt, asiakkaiden tarpeet muuttuneet ja saavutettavuuden edellytykset kasvaneet. Kehittäjätiimi korostaakin, että oli havaittu tarve teknisen toimintaympäristön uudistamiselle, jotta AILA-palveluportaalia voidaan jatkossakin käyttää turvallisesti ja yhteen toimivasti.

Sen lisäksi keskeistä kehittämiselle on nyt ja jatkossa asiakaslähtöisyyden näkökulma, jossa korostuu tarve sujuvammalle ja saavutettavammalle palvelulle.

Saavutettavuudella tarkoitetaan verkkosivujen ja -sovellusten kohdalla samankaltaisia asioita kuin rakennetun ympäristön kohdalla tarkoitetaan esteettömyydellä, kuten mahdollisuutta kulkea tiloihin sujuvasti huolimatta mahdollisista henkilökohtaisista liikkumisrajoitteista.

Keskustelussamme nousi vahvasti esille yhteistyön merkitys, sillä kehittäjätiimissä ja muilla työssä mukana olleilla on laajaa osaamista eri osa-alueilta, kuten sisällöntuntemuksesta ja metadatasta sekä käyttäjänäkökulmasta.

Mitä on kehitetty?

Kehitystarpeiden selvittämisen jälkeen AILA-portaalia on lähdetty systemaattisesti uudistamaan kehittäjätiimin johdolla, yhteistyössä muun Tietoarkiston henkilöstön sekä sidosryhmien kanssa.

1. Ailan tietoturvaa parannetaan päivittämällä salaisuuksien tiivistefunktioita vahvemmiksi ja nykyaikaisemmiksi, tiukentamalla salasanavaatimuksia ja salaisuuksienhallintaa, sekä suojaamalla hallintakäyttöliittymät verkkotasolla.
2. Saavutettavuutta parannetaan esimerkiksi siten, että sovelluksen tekstien ja muiden elementtien koko ja värien kontrastit asetetaan sopivaksi myös näkökyvyn rajoitteet huomioiden. Lisäksi AILA 2.0 tulee olemaan käytettävissä pelkällä näppäimistön navigoinnilla. Kehitystyössä on myös huomioitu ruudunlukijoita käyttävät Ailan asiakkaat.
3. Hakutoimintoja on parannettu tehostamalla hakutoimintoja, jonka myötä asiakkaiden on sujuvampi ja helpompi löytää haluamansa aineistot arkistosta. Alla on vertailua vanhan ja uuden Ailan hakutoiminnoista.

AILAn nykyiset hakutoiminnot mahdollistavat tarkennetun haun saatavuuden, tyypin, kielen, tutkimuksen aikaulottuvuuden sekä havaintoyksikkötyypin mukaan.

Kuva 1: Ailan nykyinen tarkennettu haku. Paina kuvaa nähdäksesi sen suurempana.

Seuraava kuvakaappaus on AILA 2.0:n tarkennetusta hausta. Uudessa Ailassa rajausvaihtoehdot ovat kehittyneet ja siinä on mahdollista rajata hakua esimerkiksi keruuvuoden mukaan.

Kuva 2: Aila 2.0:n tarkennettu haku. Paina kuvaa nähdäksesi sen suurempana.

Mitä seuraavaksi?

Aila 2.0 -kehittäjätiimi jatkaa kehittämistyötä. AILA 2.0:n valmistuttua käyttöönottovaiheeseen, kehittäjien on mahdollista päästä perehtymään tarkemmin jatkotyöstämistä vaativiin kohteisiin. Uudistuksiin voi perehtyä tulevan kirjoituksen myötä.

Seuraavassa blogipostauksessa jatketaan AIMS-hankkeen parissa, jolloin käsitellään tekoälyä Tietoarkiston näkökulmasta!

Lue blogi englanniksi.

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Let’s Keep It FAIR

The acronym FAIR cannot be avoided when talking about research data. And that’s good. FAIR stands for better discoverable and accessible research data, documented and published in a way that makes it reusable and understandable by both humans and machines. At least those are the benefits. Viewed from the repository world and with digital preservation glasses on, FAIR research data should also be curated data that have found a home in a repository where the designated user community knows to look for it. This can be greatly facilitated by improving the repository's ability to produce and preserve FAIR (meta)data.

During the last three years, FSD has led the work in the EOSC-Nordic project's work package on FAIR and repository certification support. In addition to sound digital preservation practices, we found that rich, standards-based metadata, documented processes, and a clear mission in digital preservation are essential to keeping data FAIR. Money also helps, but it cannot buy love or eternal existence if expertise is lacking. Therefore, improving the repository's ability to produce and preserve (meta)data is one key step towards FAIRer and more trusted data sharing.

Landscaping the Nordic countries and the Baltics

To better understand the Nordic and Baltic research data repository landscape, the working group conducted a desk study to examine the characteristics of the data repositories in the region. This was done using publicly available information on 86 repository websites. A significant majority were specialist repositories focused on specific fields or disciplines, while the rest were generalist repositories.

We were interested in what information about the repository itself was easily accessible to users and other stakeholders because conveying trust is crucial. We were looking for information that is essential for understanding the services and reusing data: mission statement, description of the designated community, methods of data preservation, model citations, use of PIDs and terms of use.

Almost three out of four repositories had a mission statement and about half of them had a description of the designated community. Almost half specifically mentioned being responsible for long-term preservation. A little more than half provided a model citation for their data. Over three fourths had the terms of data use available on their websites. The content and scope varied between repositories.

Common repository registries, such as re3data and FAIRsharing, help users find suitable repositories and provide an overview of existing services. As many as 72% of the repositories in our sample had a record in re3data, while only 22% had a record in FAIRsharing. All repositories that had a FAIRsharing record also had a re3data record. This suggests that currently re3data is considered the most important registry for repository information.

Repository certification

We are also looking for information about the repository certifications. Only 17 (20%) of the repositories mentioned certification on their website. The most common certificate was CoreTrustSeal (CTS). Other certificates mentioned were the CLARIN certificate, ISO 27001 and WDS. Currently, there are relatively few CTS-certified repositories in the Nordic countries and the Baltics compared to Western Europe. Support and training for CoreTrustSeal self-assessments offered during the EOSC-Nordic project is expected to pump the number of certified repositories from ten to 15 or 16.

Although the certification alone does not preserve a single byte, it seems that support, networking, and awareness raising over the past couple of years in the EOSC-Nordic project have helped the players in their game to keep the data FAIR.

---

This blog entry is partially based on the final report of the work package. Deliverable D4.5 Report on completed FAIR data standard adoption and certifications of data repositories in the region is forthcoming.

Today is the World Digital Preservation Day. Follow what's happening around the world!

More information:
» World Digital Preservation Day
» World Digital Preservation Day Events Calendar
» EOSC-Nordic Knowledge Hub (Final report will be here when published)

Tuomas J. Alaterä
Senior Specialist (Web Services, Digital Preservation and Communications)
firstname.surname [at] tuni.fi

Kaksi vuotta koronaa mullisti tietoarkistotyön

Maaliskuun 13. vuonna 2020 on varmasti perjantai, jonka tietoarkistolaiset muistavat pitkään. Se oli viimeinen päivä toimistolla ennen etätyöjaksoa. Tuolloin emme voineet tietää, että kotikonttoreilla oltaisiin lähes jatkuvasti seuraavat pari vuotta. "Palasimme" lähityöhön maaliskuun toisella viikolla, mutta korona on muuttanut työelämäämme pysyvästi, väitän.

Suuri osa tietoarkistolaisista haluaa työskennellä jatkossakin pääasiassa etänä. Jo puolet on tehnyt hybridisopimuksen, jossa etänä ollaan enintään 16 päivää kuukaudessa. Tietoarkiston tiloihin meitä houkuttelee kollegoiden kohtaaminen ja yhteinen ideointi. Joillekuille työpisteen ergonomia on suurin syy matkustaa Tietoarkistoon. Työnteon vanhakantainen paikkasidonnaisuus on historiaa digitalisoituneessa työympäristössä, ja se on hyvä asia.

Työn ja työyhteisön monipaikkaisuus vaatii totuttelemista. Johtajana pohdin sitä, miten ylläpitäisimme ja säilyttäisimme yhteishengen ja yhteisen tekemisen tavat, jotka olivat yksi Tietoarkiston vahvuus ennen poikkeustilaa. En koe, että henki olisi oleellisesti muuttunut, eikä viitteitä muutoksesta näy myöskään työhyvinvointia mittaavissa kyselyissä. Riski lienee olemassa. Etenkin työsuhteen alussa työyhteisöön sisään pääseminen vaatii kohtaamista ja esihenkilöiltä myös ihmisten erilaisuuden havaitsemista ja hyväksymistä.

Omassa ja monen muunkin tietoarkistolaisen työarjessa viimeiset kaksi vuotta on ollut hyvin intensiivistä etäyhteistyötä kansainvälisten kumppanien kanssa. Siitä valtaosa oli hoitunut virtuaalisesti jo ennen koronakautta, mutta yhtä lailla kansainvälisessä kanssakäymisessäkin tarvitaan tapaamisia, joissa kokousten kahvitauolla tai lounaalla keskustellaan vapaammin ja kysellään lisätietoja epävirallisemmin. Kohtaamisia ja yhteistä ideointia kaivataan siis tälläkin saralla.

Sama pätee kansalliseen yhteistyöhön ehkä vielä enemmän. Tuntuu että kotimaassa monet yhteistyösuunnitelmat ja tapahtumat ovat olleet tauolla, odottamassa sitä, että taas saa ja uskaltaa matkustaa ja kokoontua. Omaan kalenteriini näitä on nyt alkanut varovasti putkahdella. Aika näyttää, miten suurelta osin kotimaiset kokoukset ja tapahtumat jäävät virtuaaliseen moodiin. Vapaamuotoista tietojen ja näkemysten vaihtoa tarvitaan, eikä se aina etänä luonnistu.

Mikä se mullistus tietoarkistotyössä siis on? Perustyötä tehdään hyvin samoilla menetelmillä koronasta riippumatta. Mullistus on paikkasidonnaisuudesta luopuminen. Tämä vaatii erilaista suunnitelmallisuutta, kuin mihin on totuttu ennen koronaa ja koronan aikana. Sitä pitää opetella ja siitä pitää kouluttaa. Hybridistä tulee varmasti keskeinen toimistotyön kehittämiskohde, ellei se sitä jo olekin.

Kuva: Max Pixel (CC0)

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Palveluita tutkimuksen tueksi kehitetään hankeyhteistyöllä

Tietoarkisto osallistuu jatkuvasti useisiin erilaisiin kehityshankkeisiin. Hankkeissa kehitetään nykyisiä palveluita ja suunnitellaan uusia tutkijoille sekä tutkimuksen tueksi. Hanketyössä pyritään löytämään ratkaisuja eri toimijoiden yhteisiin tarpeisiin. Eurooppalaisten yhteiskuntatieteellisten tietoarkistojen tutkimusinfrastruktuuri CESSDAn palveluntuottajana Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti sen moniin työryhmiin ja projekteihin. Lisäksi Tietoarkisto tekee yhteistyötä muiden kansainvälisten ja kansallisten tahojen kanssa.

Monet tietoarkistolaiset osallistuvat hankkeisiin eri tavoin. Hanketyö on arkipäivää erityisesti Projektit ja kehittäminen -moduulin jäsenille, joiden työajasta suurin osa kuluu hanketehtävien parissa. Kehittämispäällikkö Mari Kleemola ja erityisasiantuntija Taina Jääskeläinen kertovat hanketyön arjesta sekä kuulumisia hankkeista, joihin he osallistuvat.

Mihin hankkeisiin osallistut ja mitä niissä tehdään?

Mari: Osallistun SSHOC- (Social Sciences & Humanities Open Cloud) ja EOSC Nordic (European Open Science Cloud) -hankkeisiin sekä CESSDAn Trust-projektiin. Lisäksi toimin CESSDAn Tools-työryhmän vetäjänä.

– Näillä hankkeilla on rinnakkaisia tehtäviä, joilla on synergiaetuja. Esimerkiksi SSHOC- ja CESSDA Trust -hankkeissa edistetään luotettujen aineistovarantojen sertifiointia tukemalla data-arkistoja sähköisten aineistojen luotettavassa säilytyksessä ja laadun takaamisessa. Olen CoreTrustSeal-sertifikaatin johtokunnan jäsen ja minulle on kertynyt sertifiointiin liittyvää asiantuntemusta, jota voin tuoda hankkeisiin. Hankkeista puolestaan saadaan palautetta, jota voidaan käyttää sertifioinnin ja data-arkistojen kehittämisessä.

– EOSC Nordic ja SSHOC -projekteissa sekä Tools-työryhmässä kehitetään myös uusia palveluita ja parannetaan aineistojen ja niiden kuvailutietojen yhteentoimivuutta. Kaikilla hankkeilla on yhteisenä tavoitteena Euroopan avoimen tieteen pilvipalvelun eli EOSCin rakentaminen.

Taina: Yli puolet työajastani kuluu CESSDAn hankkeisiin. Toimin sekä CESSDAn aineistoluettelon että sanastopalvelun sisältövastaavana. Rooliin kuuluu ohjausryhmän vetäminen, käyttäjien edustaminen, vaatimusmäärittely, yhteistyö teknisen puolen vastuuhenkilöiden kanssa, tiedottaminen, sidosryhmäyhteistyö ja monenlainen toiminnan sujuvuuden varmistaminen. Lisäksi osallistun monikielisen ELSST-asiasanaston (European Language Social Science Thesaurus) sisällön kehittämiseen ja koulutan kaikki sen kääntäjät.

– CESSDAn aineistoluettelossa on 15 kansallisen palveluntuottajan julkaisemat tutkimusaineistokuvailut, joita on tällä hetkellä yli 30 000. Se on erinomainen lähde löytää yhteiskuntatieteellisiä ja joitakin terveystieteellisiä tutkimusaineistoja eri maista. Luettelosta on julkaistu uusi versio viime kuussa.

– CESSDAn sanastopalvelussa luodaan, ylläpidetään ja käännetään monikansalliseen käyttöön tarkoitettuja sanastoja. Monet sanastoista on luotu DDI Allianssin tutkimusaineistojen kansainvälisen kuvailustandardin osaksi, ja osallistun sen sanastoryhmän työhön itsekin. CESSDAn jäsenorganisaatiot kääntävät näitä omille kansallisille kielilleen.

– Näiden lisäksi osallistun kahteen EU-projektiin: TRIPLE (Transforming Research through Innovative Practices for Linked Interdisciplinary Exploration)- ja SSHOC-projekteihin. Molemmissa on samoja elementtejä kuin CESSDA-hankkeissa, mutta nämä koskevat useampaa eurooppalaista tutkimusinfrastruktuuria ja tieteenalaa, kuten kielitieteitä ja humanistisia tieteitä. Kummassakin projektissa olen yhden työpaketin jäsenenä, useimmiten liittyen sanastoihin, niiden hyödyntämiseen tai laajoihin aineistoluetteloihin. TRIPLEssä kiinnostaa erityisesti nähdä, missä määrin algoritmeilla onnistutaan rikastuttamaan eri maista ja eri kielillä tulevaa metadataa.

Mikä hanketyössä on antoisinta?

Mari: Hanketyössä oppii paljon uutta eikä siinä ole kahta samanlaista päivää. Se avaa näköaloja Eurooppaan ja muualle maailmaan ja tarjoaa tilaisuuden nähdä, mitä muualla tehdään ja miten. Hankkeiden kautta voimme myös vaikuttaa siihen, että Suomen avoimen tieteen hyviä käytäntöjä omaksuttaisiin kansainvälisesti. On myös antoisaa olla osaltani vaikuttamassa alan kehitykseen ja rakentamassa CESSDAa ja sen palveluita yhteiskuntatieteilijöille.

Taina: Olen viihtynyt toimiessani ja verkostoituessani eri maista tulevien ihmisten kanssa. On mielekästä tehdä työtä, jossa voi kerrankin hyödyntää kaikkia asiantuntemusalueitaan. Olen taustaltani sekä informaatikko että kielenkääntäjä, joten metadatan harmonisointi ylikielirajojen ja datan löydettävyys kiinnostavat minua aina. Vuosikausien kieliharrastuksestani on ollut yllättävän paljon iloa, koska huomasin voivani tutkailla sanastoja tai aineistokuvailuja kahdeksalla eri kielellä ja pysyä suunnilleen kärryillä siitä, onko siellä vääriä tietoja väärässä paikassa jne. Taidan olla kansainvälisessä työskentelyssä kuin kala vedessä.

– Antoisaa on huomata, että on pystynyt organisoimaan asioita niin, että tavoitteet saavutetaan ja maaliin päästään, vaikka olisi tullut kuinka monta yllättävää mutkaa matkan varrella. Koko ajan saa myös oppia uutta eikä tylsää päivää ole.

Entä mikä on haastavinta?

Mari: Haastavaa on se, että kansainvälisessä hanketyössä tehdään enimmäkseen virtuaalisesti tiimityötä eri taustoista tulevien ihmisten kanssa. Se vaatii erilaisten näkökulmien, tieteenalakäytäntöjen ja ihmisten työtapojen huomioon ottamista ja yhteensovittamista. Monesti tapaaminen ja tutustuminen edes kerran kasvokkain helpottaa yhteistyötä.

Taina: Kun kehitetään kansainvälisiä palveluja, tavoitteesta ollaan usein yksimielisiä mutta matkan varrella joudutaan neuvottelemaan siitä, miten tavoitteisiin parhaiten päästään. Data-arkistot ovat keskenään hyvin erilaisia: osa hyvin resursoituja ja osa vähemmän, osa toiminut vuosikymmeniä, osa on toiminnan alkutaipaleella. Tämä asettaa omat haasteensa esim. metadatan harmonisoinnissa.

– Käyttäjien edustajien ja IT-puolen on myös hyvä jatkuvasti keskustella siitä, paljonko kukin käyttäjien toive vaatii koodauspuolella. Joskus haluttu toiminnallisuus on helposti toteutettavissa ja joskus se vaatii runsaasti työtä. Jälkimmäisessä tapauksessa käyttäjien edustajien on pohdittava, onko se vaivan arvoista. Tärkeintä olisi tunnistaa ja jättää pois paljon IT-työtä vaativat vähemmän tärkeät tavoitteet, jotta voidaan keskittyä olennaisempiin.

– Sisältövastaava on tietyissä asioissa vahtikoira, joka tarkkailee mm. metadatan laatua ja yhteensopivuutta CESSDAn aineistoluettelon ja sanastojen vaatimusten kanssa. Tehtävässä täytyy neuvotella eri maissa sijaitsevien organisaatioiden kanssa heidän metadatansa laadusta ja yhteensopivuudesta sekä hoputtaa esim. sanastojen kääntäjiä tekemään oma kieliversionsa ajoissa. Ystävällisistä reaktioista päätellen ratkaisuja etsivää vahtikoiratoimintaani ei kuitenkaan ole koettu ikäväksi.

Kuinka koronavuoden poikkeusolot ovat vaikuttaneet hanketyöskentelyyn?

Mari: Ehdin onneksi tavata suurimman osan tämänhetkisten hankkeiden yhteistyökumppaneista ennen poikkeusolojen alkua, joten yhteistyö sujuu hyvin myös virtuaalisesti. Kasvokkaisten tapaamisten puuttuessa vapaamuotoinen ideointi on kuitenkin hankalampaa. Kasvokkaisissa kokouksissa epävirallisella sosiaalisella kanssakäymisellä on suuri merkitys - työtä tehdään ihmisten kanssa ja välillä on hyvä jutella heidän kanssaan muustakin kuin työasioista!

Taina: Normaalioloissakin kansainväliset projektit tarkoittavat sähköposteja ja videokonferensseja, joten siihen koronavuosi ei ole tuonut muutosta. Zoom oli kovassa käytössä jo aiemmin. Esimerkiksi aineistoluettelon uuden version teknisen puolen tekijät olivat Iso-Britanniassa ja Norjassa, sanastotyökalun koodari puolestaan Saksassa.

– Ainoa mikä on jäänyt pois, ovat kasvokkaiset tapaamiset ja konferenssit. Niitä kaipaa ja olisi hyvä välillä olla, vaikka en lentokentillä notkumisesta ja muusta matkustamisen aikasyöpöistä pidä. Verkostoituminen on paljon helpompaa, kun ihmiset on tavannut kasvotusten. Monet asiat saa helpommin ja nopeammin selvitettyä paikan päällä ja tauoilla. Jos projektissa on paljon ihmisiä, joita on aina tavannut vain etänä, on toiminnan sujuvuudessa ja verkostoitumisessa eroa verrattuna siihen, että ryhmä olisi ainakin kerran tavannut kasvotusten.

– Etätyön huonoin puoli on työpäivien venyminen, koska tekemistä tuntuu aina riittävän loputtomiin.

Lisätietoa:

» Tietoarkiston hankesivut
» Kehittämispäällikkö Mari Kleemola
» Erityisasiantuntija Taina Jääskeläinen

Henri Ala-Lahti
tietoasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Supporting Certification - SSHOC Project Helps Digital Repositories in Becoming More Trustworthy

Good news on the Social Sciences and Humanities Open Cloud (SSHOC) project: the first deliverable in task 8.2, which is led by the Finnish Social Data Archive, was published in late March. The deliverable lays the ground for the SSHOC trust work that is needed in order to facilitate the adoption of Trustworthy Digital Repository (TDR) standards and the FAIR principles in data repositories across the social sciences and humanities.

The task team also specified modes of support in building trust and helping repositories reach TDR certification, charted the current trust landscape within the SSHOC communities, and selected the repositories that will be the main focus of the support activities provided by task 8.2 within the timeframe of the project.

SSHOC is one of the five cluster projects within the European Open Science Cloud (EOSC) initiative, and the project focuses on increasing and improving the reuse of research data in the social sciences and humanities. Task 8.2, Trust & Quality Assurance, concentrates on developing an agreed approach to assessing the trustworthiness and quality of data repositories. The task joins colleagues from three ERICs (CESSDA, CLARIN and DARIAH) and one aspiring ERIC (E-RIHS).

Flexible yet sustainable approach to trust

The diversity of repositories within the SSHOC communities requires an approach to TDR certification that is sustainable but also adaptable to a wide range of data infrastructures at varying levels of maturity. The task team selected the CoreTrustSeal as the standard certification reference for SSHOC.

The CoreTrustSeal consists of sixteen requirements for which applicants are asked to provide self-assessment statements along with relevant evidence. The CoreTrustSeal is sufficiently stringent but significantly less costly and labour-intensive than formal audit against ISO/DIN standards. Certification requirements for the CoreTrustSeal are also reviewed every three years in comparison with every five years for ISO/DIN standards.

As a community-driven TDR framework, with over 80 past certifications (in March 2020), CoreTrustSeal is open to feedback and continuously considering the widest possible range of certification candidates. However, the task team also identified certain types of organisations for which the CoreTrustSeal requirements are not applicable. Identifying these cases will help develop the CoreTrustSeal framework to better support a variety of repositories.

Support for certification efforts

It is evident that achieving CoreTrustSeal certification requires resources and work from repositories. Even though the workflows and processes themselves related to trustworthy preservation of data may be well established, work may be needed in producing publicly available documentation to show that these processes are sufficient to meet the requirements of certification.

For this reason, the task team specified modes of support provided to repositories for attaining the CoreTrustSeal. The level of SSHOC support required will depend on the starting state of the repositories. The team will amend the modes of support according to the repositories' needs.

The task team aims to raise awareness of the relevance of certification of repositories and the role of the CoreTrustSeal in this via existing communication channels. Webinars and workshops held for repositories will guide and support them in their certification efforts. The team will also provide feedback on self-assessments primarily to the selected repositories (see Table 1 in the report).

For its first support event, SSHOC task 8.2 will host a webinar on Thursday 23 March (more details on the way). In addition to the support activities, further work in 2020 for task 8.2 includes liaising with other relevant projects, such as EOSC-Nordic and FAIRsFAIR.

Further information:

» Development Manager Mari Kleemola
» SSHOC D8.2 Deliverable: Certification plan for SSHOC repositories
» SSHOC project website
» CoreTrustSeal

Niko Koski
Information Specialist
firstname.surname [at] tuni.fi

SSHOC Project Charted (Meta)data Interoperability Problems with FSD at the Helm

FSD is taking part in the Social Sciences and Humanities Open Cloud (SSHOC), which is one of the five cluster projects within the European Open Science Cloud (EOSC) initiative. SSHOC is funded by the EU and coordinated by CESSDA, and it continues until 2022 focusing on increasing and improving the use of research data in the social sciences and humanities. The goal is to provide common services, integrate existing ones, and increase cooperation between the research infrastructures.

FSD participates in three tasks within two work packages. These tasks aim at ensuring the interoperability of metadata and data, developing common multilingual vocabularies, and trust and quality assurance of research data.

One challenge in creating common services is the diversity and varying practices of different fields of science. This can be seen in the third work package of SSHOC in a task entitled Data and Metadata Interoperability Hub, where we chart interoperability issues and solutions across SSHOC member organisations. FSD leads the project, and we published our first report in July.

The goal of the report was to find out what kind of interoperability problems there are for research data and metadata in SSHOC member organisations. We also tried to find metadata and data standards and formats that can be recommended for all organisations.

We interviewed 16 people from six research infrastructures and four fields: social sciences, language sciences, arts and humanities, and heritage sciences. The interview findings were supplemented with desk research on the number of records and data formats on the websites of repositories.

This was not the first time interoperability was assessed. The research infrastructures participating in SSHOC have each developed common practices and standards and FSD, for example, has been active in the development of metadata practices in CESSDA. However, this time there were more organisations from different research infrastructures involved.

Different data but similar problems

When interviewing the informants, it quickly became clear that the data formats used in the fields vary a great deal. In social sciences, the data are often in the form of a data matrix or text, while language sciences use a lot of text and voice data. Images are common in the humanities, and in heritage sciences, a dataset can consist of objects or 3D models, among others.

Despite the differences in data types, the interoperability problems were similar in all participating organisations. The most common of these included the conversion needs related to the use of proprietary file formats, loss of information caused by conversions and problems with format versions.

There is also a great deal of variety between and within the fields in terms of metadata standards. For instance, the DDI standard often used in social sciences is usually not extensive enough to describe data in the humanities and hardly suitable at all to record the metadata of heritage objects. The metadata needs of individual organisations also vary significantly.

The most common metadata interoperability problems had to do with differing interpretations of metadata concepts, incompatibility of older standards with the newer ones, and loss of information when converting from rich metadata format to a less rich one.

All in all, fewer interoperability problems were reported than we expected. One reason for this might be that organisations have reacted to the problems by developing their practices around them. On the other hand, we also observed differences between the organisations in their maturity levels in terms of how well they take interoperability into consideration.

One size does not fit all

The report confirmed what was noticed in previous interoperability projects; there is no single metadata standard or data format suitable for all fields and situations. A common metadata standard, for example, has to be very bare-bones to be suitable for all fields.

To ensure the F and I, findability and interoperability of the FAIR principles, we ended up recommending Dublin Core and a slightly modified DataCite as common metadata standards for all members. It is recommended that other standards used by the organisations can at least be converted into one of these standards.

Because the fields and organisations have different needs, we also made separate recommendations for metadata standards for each community and data formats by data type. The recommendations are based on the most used standards and formats in the communities.

Whichever standard and format organisations use, we recommend documenting it transparently. Many interoperability problems are avoided with thorough documentation.

Common solutions through cooperation

The first report of the third work package shows that developing common services is not always straightforward. Different communities not only have their own needs but also their established practices. However, the purpose of the project is not to fit everyone into the same mould but to create tools and services beneficial for everyone.

Cooperating and gaining perspective into the processes and challenges of other communities and organisations is useful also because the problems encountered are often similar, and someone might have already found a solution that works for everyone. The next objective of the Data and Metadata Interoperability Hub is to chart solutions to metadata and data interoperability problems.

Further information:

» Development Manager Mari Kleemola
» SSHOC D3.1 Report on SSHOC (meta)data interoperability problems
» SSHOC project website

Henri Ala-Lahti
Information Services Specialist
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

This blog entry is also available in Finnish:
SSHOC-hanke selvitti (meta)datan yhteensopivuusongelmia Tietoarkiston johdolla.

SSHOC-hanke selvitti (meta)datan yhteensopivuusongelmia Tietoarkiston johdolla

Tietoarkisto on mukana vuoden alussa alkaneessa, EU:n rahoittamassa ja CESSDAn koordinoimassa Social Sciences & Humanities Open Cloud (SSHOC) -hankkeessa, joka on yksi viidestä suuresta eurooppalaisen avoimen tieteen pilven (European Open Science Cloud, EOSC) hankekokonaisuudesta. SSHOC-hanke jatkuu vuoteen 2022 asti ja se keskittyy humanististen ja yhteiskuntatieteiden tutkimusaineistojen saatavuuden ja käytön lisäämiseen ja parantamiseen sekä näihin liittyviin yhteiseurooppalaisiin palveluihin. Pyrkimyksenä on myös lisätä tieteenalojen välistä yhteistyötä sekä hyödyntää ja yhdistää jo olemassa olevia palveluita.

Tietoarkisto osallistuu hankkeessa kahteen työpakettiin ja kolmeen tehtävään, joiden tavoitteena on metadatan ja datan yhteensopivuuden varmistaminen, yhteisten monikielisten sanastojen kehittäminen sekä aineistojen luotettavuuden ja laadun takaaminen.

Haasteena yhteisten palveluiden kehittämisessä on tieteenalojen moninaisuus ja erilaiset käytännöt. Tämä näkyy metadatan ja datan yhteensopivuutta ja -toimivuutta kartoittavassa, SSHOC-hankkeen kolmanteen työpakettiin kuuluvassa, lennokkaasti nimetyssä tehtävässä Data and Metadata Interoperability Hub. Tietoarkisto toimii tehtävän vetäjänä, ja julkaisimme ensimmäisen raporttimme heinäkuussa.

Raportin tavoitteena oli selvittää, millaisia yhteensopivuusongelmia tutkimusaineistoilla ja siihen liittyvällä metadatalla on SSHOC-hankkeen jäsenorganisaatioissa. Lisäksi pyrimme löytämään metadata- ja aineistostandardeja tai formaatteja, joiden käyttöä voi yleisesti suositella.

Raporttia varten haastateltiin 16 henkilöä kuudesta tutkimusinfrastruktuurista ja neljältä alalta: yhteiskuntatieteistä, kielitieteestä, ihmistieteistä ja kulttuuriperinteen tutkimuksesta. Lisäksi haastatteluista saatuja tietoja täydennettiin selvittämällä tietueiden määriä ja aineistoformaatteja näiden alojen arkistojen verkkosivuilta.

Tämä ei suinkaan ollut ensimmäinen kerta, kun yhteensopivuutta ja -toimivuutta kartoitetaan. SSHOC-hankkeeseen osallistuvat tutkimusinfrastruktuurit ovat kehittäneet yhtenäisiä käytäntöjä ja standardeja tahoillaan aiemminkin, ja Tietoarkisto on ollut aktiivinen esimerkiksi metadatakäytäntöjen kehittämisessä CESSDAssa. Tässä selvityksessä oli kuitenkin mukana aiempaa suurempi määrä organisaatioita eri tutkimusinfrastruktuureista.

Erilaiset aineistot, samanlaiset ongelmat

Viimeistään haastatteluiden perusteella oli selvää, että aloilla käytetyt aineistotyypit poikkeavat toisistaan todella paljon. Yhteiskuntatieteissä aineistot ovat usein taulukko- tai tekstimuotoisia, kielitieteissä käytetään paljon teksti- ja ääniaineistoja, ihmistieteiden arkistoilla on lisäksi runsaasti kuva-aineistoja ja kulttuuriperinteen tutkimuksessa aineisto voi muodostua tekstin, kuvien ja äänen lisäksi vaikkapa esineistä tai 3D-malleista.

Aineistotyyppien eroista huolimatta datan yhteensopivuusongelmat ovat kaikissa selvitykseen osallistuneissa organisaatioissa samankaltaisia. Yleisimpiä ovat erityisesti (kaupallisten) työkalujen ja ohjelmistojen omien tiedostomuotojen käyttöön liittyvät muunnostarpeet, muunnosten aiheuttamat mahdolliset tietojen menetykset sekä formaattien versioihin liittyvät ongelmat.

Myös metadatastandardeissa on runsaasti vaihtelua niin alojen välillä kuin niiden sisällä. Yhteiskuntatieteissä laajalti käytetty DDI-kuvailustandardi ei esimerkiksi ole riittävän kattava monien ihmistieteellisten aineistojen kuvailuun, eikä juuri lainkaan sopiva esimerkiksi kulttuurihistoriallisten esineiden metatietojen tallentamiseen. Lisäksi yksittäisten organisaatioiden tarpeet aineistojen ja objektien kuvailun tarkkuuden suhteen vaihtelevat suuresti.

Yleisimpiä metadatan yhteensopivuusongelmia ovat metadatan sisältämien kenttien tulkintaongelmat, vanhojen standardien yhteensopimattomuus uudempien kanssa sekä paljon tietoa sisältävästä metadataformaatista siirtyminen toiseen, jolloin tietoa menetetään.

Kaiken kaikkiaan raportoituja yhteensopivuusongelmia oli lopulta kuitenkin vähemmän kuin odotimme. Tämä kertonee osaltaan siitä, että organisaatiot ovat jo reagoineet ongelmiin kehittämällä käytäntöjään. Toisaalta havaitsimme myös melko paljon eroja organisaatioiden välillä siinä, kuinka hyvin ne ottavat yhteensopivuuden toiminnassaan huomioon.

Yksi koko ei sovi kaikille

Selvitys vahvisti myös aiemmissa hankkeissa todetun havainnon siitä, ettei ole olemassa yhtä, kaikille aloille ja kaikkiin tilanteisiin sopivaa kuvailustandardia ja aineistoformaattia. Sopiakseen kaikille aloille esimerkiksi yhteisen kuvailustandardin on auttamatta oltava pelkistetty.

FAIR-periaatteisiinkin kuuluvien löydettävyyden ja yhteensopivuuden varmistamiseksi päädyimme suosittelemaan kaikille yhteiseksi kuvailustandardiksi Dublin Corea sekä hieman sovellettua DataCiteä. Organisaatioiden käyttämien standardien olisi hyvä olla vähintäänkin muunnettavissa jompaankumpaan näistä.

Koska aloilla ja organisaatioilla on erilaiset tarpeet, teimme lisäksi tutkimusinfrastruktuurikohtaisia suosituksia kuvailustandardista ja aineistotyyppikohtaisia suosituksia aineistoformaatista. Suositukset perustuvat tutkimusinfrastruktuureissa eniten käytettyihin standardeihin ja formaatteihin.

Käyttivätpä organisaatiot mitä standardia ja formaattia tahansa, suosituksenamme on, että niiden käyttö on hyvin ja läpinäkyvästi dokumentoitu. Monta yhteensopivuusongelmaa vältetään jo hyvällä dokumentaatiolla.

Yhteisiä ratkaisuja yhteistyöllä

Työpaketin ensimmäinen raportti osoittaa, ettei yhteisten palveluiden kehittäminen ole aina suoraviivaista. Eri aloilla on paitsi omat tarpeensa, myös omat vakiintuneet käytäntönsä. Hankkeen tarkoituksena ei kuitenkaan ole pakottaa kaikkia yhteen muottiin, vaan luoda kaikille hyödyllisiä työkaluja ja palveluita.

Yhteistyö ja tutustuminen muiden alojen ja organisaatioiden toimintatapoihin ja haasteisiin on hyödyllistä myös siksi, että kohdatut ongelmat ovat usein samanlaisia, ja joku on jo saattanut löytänyt kaikille toimivan ratkaisun. Seuraavaksi Data and Metadata Interoperability Hub -tehtävä kartoittaakin ratkaisuja metadatan ja datan yhteensopivuusongelmiin.

Lisätietoa:

» Kehittämispäällikkö Mari Kleemola
» SSHOC D3.1 Report on SSHOC (meta)data interoperability problems
» SSHOC-hankkeen verkkosivut

Henri Ala-Lahti
tietopalveluasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
SSHOC Project Charted (Meta)data Interoperability Problems with FSD at the Helm.