Tietoarkisto täytti TTRAM-matriisin: mitä se paljasti toiminnastamme?

Digitaaliset repositoriot toimivat monimuotoisessa ympäristössä ja käyttäjien tarpeet muuttuvat nyt nopeammin kuin koskaan ennen. Siksi läpinäkyvyys ja toiminnan luotettavuuden osoittaminen ovat entistä tärkeämpiä.

Tietoarkisto osallistuu FIDELIS-hankkeessa Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) -työkalun kehittämiseen. Kehitystyön keskiössä on ollut tavoite ymmärtää aiempaa paremmin sitä, miten repositorioiden toimintojen ja tehtävien kirjon tekeminen läpinäkyväksi edistää luotettavuutta.

TTRAM ei ole testi, tehtävä tai FIDELIS-verkoston liittymishakemus, eikä sen täyttämisessä ole oikeita tai vääriä vastauksia. Päin vastoin – TTRAM-matriisin tarkoituksena on yksinkertaisesti koota yhteen repositorion keskeiset toiminnot ja käytännöt ja niiden väliset suhteet yhdenmukaisella tavalla.

Alla on kuvattuna TTRAM-matriisin toiminnot ja tehtävät.

TTRAMin toiminnot ja tehtävät (Lähde: FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide)

TTRAM-matriisin täyttäminen käytännössä

Tietoarkisto osallistui FIDELIS-hankkeessa työryhmään, jossa jäsenet täyttivät TTRAM-matriisin edustamalleen organisaatiolleen soveltuvalla tavalla. Tietoarkiston lisäksi mukana olivat repositoriot Hollannista, Italiasta, Norjasta, Sveitsistä ja Iso-Britanniasta.

Tietoarkiston rooli sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden johtavana asiantuntijaorganisaationa edellyttää innovatiivisen otteen lisäksi tarkkaan harkittuja, yhdenmukaisia ja ohjeistettuja menettelytapoja sekä toiminnan avoimuutta. TTRAM-matriisin täyttäminen tarjosi mahdollisuuden tarkastella näitä toimintoja ja tehtäviä systemaattisesti kokonaisuutena.

Mitä matriisin täyttäminen paljasti Tietoarkiston toiminnasta?

Keskeistä minulle oli mahdollisuus tarkastella toimintaa uudesta näkökulmasta. TTRAM toimi ikään kuin keskeisten toimintojen tarkistuslistana. Monet arjen käytännöt ovat niin vakiintuneita, ettei niiden kokonaisvaltaisempaa merkitystä tule päivittäisessä työssä juuri pohdittua. TTRAMin täyttäminen auttoi hahmottamaan, miten toisiinsa liittyvät käytännöt, toiminnot ja asiantuntijuus muodostavat ja ylläpitävät Tietoarkiston toiminnan vahvaa perustaa.

Yhteistyön merkitys korostuu

TTRAMia täyttäessä kokonaiskuvan muodostaminen edellytti eri asiantuntijoiden tietämyksen hyödyntämistä. Kukaan ei tiedä kaikkea teknisistä ratkaisuista, hallinnollisista käytännöistä, aineistonhallinnasta tai pitkäaikaissäilytyksestä.

TTRAM teki näkyväksi sen, että Tietoarkiston eri toiminnot ovat vahvasti kytköksissä toisiinsa. Asiakkaille tarjottavat palvelut rakentuvat useiden taustatoimintojen varaan. Luottamus ei synny yhdestä järjestelmästä tai prosessista, vaan asiantuntijoiden yhteisestä työstä. Tämän toki tiedämme laatutyömme ja esimerkiksi CoreTrustSeal-sertifiointimme kautta.

Työryhmätyö osoitti myös kansainvälisen yhteistyön tärkeyden. Työskentely eri maissa toimivien repositorioiden kanssa mahdollisti oman toiminnan tarkastelun vertailukelpoisista näkökulmista ja uusien käytäntöjen tunnistamisen. Samalla vahvistui käsitys siitä, että repositoriot kohtaavat samanlaisia haasteita riippumatta maasta tai repositorion tyypistä.

Mitä hyötyä TTRAMista on Tietoarkiston asiakkaille?

Työryhmä suosittelee TTRAM-matriisia repositorion oman toiminnan tarkastelun välineeksi. Tietoarkiston missiona on jakaa, vaalia ja säilyttää pitkäaikaisesti suomalaisen yhteiskunnan, ihmisten ja kulttuuristen ilmiöiden tutkimiseksi kerättyä tutkimusdataa. Tämä edellyttää esimerkiksi luotettavaa teknistä infrastruktuuria, henkilöstön osaamisen ylläpitämistä, yhteistyöverkostoja ja laadunhallintaa. Palvelujemme käyttäjät tai yhteistyökumppanit saavat TTRAMin avulla helposti kokonaiskuvan arkiston keskeisistä toiminnoista.

TTRAM-matriisin täyttäminen ei niinkään paljastanut uusia toimintoja, vaan auttoi tekemään näkyväksi kokonaisuuden, joka mahdollistaa Tietoarkiston luotettavan toiminnan. Samalla se tarjosi välineen tarkastella, miten toiminnasta voidaan viestiä entistä avoimemmin asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Lisätietoja

• Tietoarkiston sekä muiden työryhmän jäsenten TTRAM-matriisit: Finnish Social Science Data Archive - FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (Zenodo)
• FIDELIS-hankkeen raportin luku kolme (Zenodo) kuvaa tarkemmin työryhmän kokemuksia.
• FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide (Zenodo)
• Interaktiivinen TTRAM-matriisi (FIDELIS-hankkeen kotisivut)
• Ajankohtaiset FIDELIS-koulutukset: FIDELIS Training & Support programme

Henna Kaartinen
projektiassistentti FIDELIS-projektissa ja TTRAM-työryhmän jäsen
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Kesätyöntekijänä Tietoarkistolla

Syksyn lehtien pudotessa puista on mukava palata vielä hetkeksi kuluneen kesän tunnelmiin. Vaikka kesä on monille lomien aikaa, Tietoarkistossa työ tutkimusaineistojen parissa jatkui läpi helteiden. Tuolloin toimistolla ahersi muun muassa meistä kolmesta datankäsittelijästä koostuva kesätiimimme.

Vaikka aineistonkäsittely on keskeisin osa työtämme, päivämme täyttyivät myös monista muista arkistoinnin kannalta tärkeistä tehtävistä. Tässä blogikirjoituksessa tarjoammekin katsauksen siihen, mitä "kesähessujen" arki Tietoarkistossa piti sisällään aineistonkäsittelyn ohella.

Metatietojen rikastaminen ja aineistopäivitykset olivat kesätyömme keskeisimpiä osa-alueita. Tietoarkiston kokoelmia ylläpidetään jatkuvasti, jotta aineistot säilyisivät ajantasaisina, löydettävinä ja helposti jatkokäytettävinä myös muuttuvassa tutkimusympäristössä. Kesän aikana me muun muassa lisäsimme CSV-tiedostoja niille vanhoille aineistoille, joilta ne vielä puuttuivat. Yleiskäyttöisenä ja eri ohjelmistojen kanssa yhteensopivana taulukkomuotoisen tiedon tiedostomuotona CSV parantaa aineistojen saavutettavuutta ja jatkokäytettävyyttä.

Lisäksi tarkistimme ja täydensimme aineistokuvailuihin tutkijoiden ORCID-tunnuksia. ORCID on tutkijan yksilöivä tunniste ja sen käyttö metatiedoissa yhdistää tutkijan ja hänen tuottamansa aineiston, vahvistaa aineistojen kytkeytymistä osaksi laajempaa tutkimusinfrastruktuuria ja lisää näkyvyyttä sekä tutkimusaineistoille että niiden tekijöille.

Metatiedon harmonisointiin liittyi myös aineistojen keruumenetelmätietojen päivittäminen vastaamaan ajantasaisia kontrolloituja sanastoja sekä CESSDA- ja DDI-käytäntöjä. Samalla päivitimme aineistokuvauksiin CESSDA:n käyttämän monikielisen ELSST-asiasanaston termejä. Ajantasaiset ja yhdenmukaiset asiasanat parantavat aineistojen löydettävyyttä, tukevat monikielistä tiedonhakua ja varmistavat yhteensopivuuden eurooppalaisten datapalveluiden kanssa. Tällaiset päivitykset saattavat jäädä käyttäjälle usein näkymättömiksi, mutta ne ovat keskeinen osa sitä työtä, jolla varmistetaan metatietojen laatu, löydettävyys ja pitkäaikainen käytettävyys.

Melinda Juvonen (vas.), Pilvi Hyvärinen ja Nanja Malmivuori suorittavat maisteriopintoja Tampereen yliopistossa ja ovat Tietoarkistossa tutkimusaineistojen käsittelyn tutkimusapulaisina. Kuva: Väinö Mäkelä.

Vaikka toimistomme sijaitsee Tampereella, pääsimme kesän aikana kurkistamaan myös kansainvälisiin tutkimusympyröihin European Value Survey (EVS)- ja International Social Survey Programme (ISSP) -tutkimuksiin liittyvien työtehtävien kautta. Hyödynsimme EVS:n ja ISSP:n julkaisuluetteloita kartoittaessamme tieteellisiä julkaisuja, joissa on käytetty Suomessa kerättyjä EVS- tai ISSP-aineistoja. Löydetyt julkaisut lisäsimme kyseisten aineistojen metatietoihin. Näin sekä Tietoarkisto että suomalainen tutkimusyhteisö pysyvät ajan tasalla siitä, millaista tutkimusta kansainvälisillä EVS- ja ISSP-aineistoilla tehdään, ja kuinka niitä hyödynnetään eri tutkimusaiheiden tarkastelussa. Lisäksi osallistuimme vuoden 2026 EVS- ja ISSP-aineistonkeruiden valmisteluun. Tarkistimme kyselylomakkeiden toimivuutta muun muassa varmistamalla, että niiden suodatus- ja ohituslogiikat toimivat suunnitellusti. Työtehtävät havainnollistivat, kuinka paljon taustatyötä tutkimusaineistojen kerääminen, dokumentointi ja jatkokäytön seuranta vaativat aineiston elinkaaren eri vaiheissa.

Eduskuntavaalien lähestyessä on myös aika Pohtivan eli Poliittisten ohjelmien tietovarannon päivittämiselle. Kesällä kävimme läpi suomalaisten puolueiden verkkosivuja etsiäksemme ja tallentaaksemme niiltä uusimpia ohjelmia tietovarantoon. Pohtivan kokoelmaa pyritään kartuttamaan siten, että se sisältäisi mahdollisimman kattavasti eri puolueiden ohjelmat 1800-luvun lopulta nykypäivään.

Vastaavaa etsivän työtä teemme ajoittain myös käydessämme läpi uusimpia yhteiskuntatieteellisiä lehtijulkaisuja. Kiinnostavan ja arkistointikriteerit täyttävän tutkimusaineiston osuessa kohdalle saatamme olla suoraan yhteydessä tutkimuksen tekijöihin ja esitellä palveluitamme. Kesän aikana tulikin lähetettyä useampi tällainen "hankintakirje", kun muiden töiden ohella silmäilimme vastikään julkaistuja tutkimusartikkeleita.

Kaikkiaan kesäämme mahtui monipuolisia työtehtäviä, uutta opittavaa sekä monen monta kahvitaukoa. Kesä tarjosi meille mahdollisuuden kartuttaa osaamistamme tutkimusaineistojen käsittelyn parissa, ja tätä työtä jatkamme myös tulevaisuudessa.

Nanja Malmivuori, Melinda Juvonen ja Pilvi Hyvärinen
Kesätyöntekijät 2026, nyt tutkimusapulaisina Tietoarkistossa
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi