A Week of Learning and Collaboration - Júlia’s visit to FSD

In May 2025, FSD welcomed Júlia Egyed-Gergely from Hungary for a week-long visit to become acquainted with how DDI-based data curation is carried out in social science data archives.

Júlia is a staff member at the HUN-REN Centre for Social Sciences, Research Documentation Centre (HUN-REN CSS RDC). The RDC and two other institutes manage and operate the HUN-REN Data Repository Platform (HUN-REN ARP). Júlia described the visit as highly useful and beneficial. She felt warmly welcomed by the FSD team, who shared their knowledge and practical examples. She especially appreciated the opportunity to join the team for a short time and gain insight into its daily work.

Júlia Egyed-Gergely.

“The FSD Team is so helpful. I think I was at the best place to learn about DDI and research data management. I really liked the fact that the team is made up of well-prepared, well-informed professionals, and that everyone has their own area of responsibility and does their job professionally,” Júlia summarised.

During the visit, FSD introduced both FSD and Tampere University (TAU), covering processes and examples of research data management, data archiving, metadata management, infrastructure building, and the Finnish Open Science landscape. Júlia noted that the topics discussed during the visit were all highly useful and will help her to improve infrastructure and workflow at RDC.

“I learned a lot about DDI, how to use it and what are the benefits of using it. I have a much better understanding of the potential of DDI, the theoretical, practical and technical background of it, and the benefits this initiative and system could provide to my home institution,” Júlia said, describing the benefits of her visit.

Júlia (3rd from the left) also presented the activities and services of the RDC to the FSD staff.

In addition, the visit included topics related to the TRUST principles, CESSDA, the process of becoming a trustworthy repository, and FSD’s involvement in both national and international data service collaborations and projects. We also engaged in discussions about similarities and differences between FSD and the RDC, which offered valuable perspectives and strengthened mutual understanding.

“Cooperation is very important for repositories. Learning from each other, sharing best practices are highly useful and forward-looking,” Júlia concluded.

And we agree with Júlia. We warmly thank Júlia for her visit and the valuable discussions we were able to have.

Lisätietoa:
» HUN-REN Centre for Social Sciences, Research Documentation Centre (HUN-REN CSS RDC)
» HUN-REN Data Repository Platform (HUN-REN ARP)

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.lastname [at] tuni.fi

Japanilaiset hakivat Tietoarkistolta oppia laadullisten aineistojen arkistointiin

Tietoarkisto sai maaliskuun alussa kunnian toivottaa tervetulleiksi japanilaiset kollegansa, kun Japanin yhteiskuntatieteellisestä tietoarkistosta (Social Science Japan Data Archive, SSJDA) saapui vieraita Tampereelle. Päivän kestäneen vierailun aikana Nobutada Yokouchin johtama kolmen henkilön delegaatio tutustui Tietoarkiston laadullisten aineistojen arkistointikäytäntöihin.

Kuten Suomessa, myös Japanissa laadullisten aineistojen käyttö osana yhteiskuntatieteellistä tutkimusta on hyvin yleistä. Tähän asti vain kvantitatiivisia aineistoja arkistoinut SSJDA kokeekin tarpeelliseksi laajentaa arkistointipalvelunsa kattamaan myös laadulliset aineistot. Nobutada Yokouchin mielestä Tietoarkisto oli oikea paikka hakea mallia ja tietoa laadullisten aineistojen arkistointiin. Ei vähiten sen vuoksi, että useilla mittapuilla tarkasteltuna Tietoarkisto Suomessa on yksi kokeneimmista ja edistyksellisimmistä laadullisten aineistojen arkistoinnin asiantuntijoista koko Euroopassa.

Tapaamisen aluksi Tietoarkiston palvelupäällikkö Tuomas J. Alaterä esitteli vieraille Tietoarkiston historiaa, toiminnan perusperiaatteita ja tilastoja. Tämän jälkeen Tietoarkiston laadullisten aineistojen arkistoinnin asiantuntijatiimi vastasi yksityiskohtaisesti SSJDA:n ennalta lähettämiin kysymyksiin. Tietosuoja-, tutkimuseettisiin ja aineistojen käyttöoikeuksia koskeviin kysymyksiin vastasi Tietoarkiston johtava tietosuoja-asiantuntija Arja Kuula-Luumi.

Päivän päätteeksi tietoasiantuntijat Joel Kallio ja Sanni Tujunen esittelivät Tietoarkiston kehittämää laadullisten aineistojen käsittelytyökalu Kvalikristua, joka nopeuttaa laadullisten aineistojen käsittelyä. Työkalun avulla aineistotiedostoihin voidaan tehdä helposti esimerkiksi erilaisia massamuutoksia, sekä luoda aineistolle käytettävyyttä lisäävä html-hakemisto. Kvalikirstun ohella japanilaisvieraita kiinnosti myös Tietoarkiston luoma ja ylläpitämä Penna-kirjoitusaineistojen keruutyökalu, joka palvelee paitsi Tietoarkiston aineistoja kerääviä asiakkaita, myös virtaviivaistaa kirjoitusaineistojen käsittelyä arkistointivaiheessa.

Toiminnoissa paljon yhteneväisyyksiä

Vaikka tapaamisessa keskityttiin Tietoarkiston laadullisten aineistojen arkistointia koskevien käytäntöjen läpikäymiseen, esitteli myös SSJDA vierailun aikana omaa toimintaansa. Päivän aikana havaittiin, että Tietoarkistolla ja Japanin SSJDA:lla on monia yhtäläisyyksiä. Aineistojen arkistointiin liittyvät haasteet ovat hyvin samankaltaisia maasta tai maanosasta riippumatta. Molemmat arkistot osoittautuivat myös suurin piirtein saman ikäisiksi, ja aineistovarannot lähestulkoon samankokoisiksi. Lisäksi molempien arkistojen arkistointikäytännöt ovat monelta osin hyvin yhdenmukaisia. Lukuisista yhtäläisyyksistä huolimatta arkistojen toimintatavoissa ja palvelutarjonnassa huomattiin myös eroja. SSJDA esimerkiksi tarjoaa tutkijoille analyysipalveluja, toisin kuin Tietoarkisto. Tietoarkisto puolestaan tarjoaa kvantitatiivisten aineistojen kuvailujen yhteydessä kattavat muuttujakuvailut, jotka toistaiseksi puuttuvat kokonaan SSJDA:n aineistoista.

Tietoarkistossa vierailleeseen ryhmään kuului Nobu Yokouchin (2. oik.) lisäksi Kenji Ishida ja Sae Taniguchi. Tietoarkistosta osallistuivat Tuomas J. Alaterä, Jarkko Päivärinta, Arja Kuula-Luumi, Sanni Tujunen ja Joel Kallio.

Nobutada Yokouchi esitteli tietoarkistolaisille mm. SSJDA:n aineistokatalogia (JDCat) sekä tapaa, jolla SSJDA hyödyntää tekoälyä aineistokuvailujen laadinnassa. Yokouchin mukaan tekoäly näyttää pystyvän tuottamaan jo lähes yhtä hyviä aineistokuvailuja manuaalisesti tehtyjen kanssa. Tekoälyn hyödyntämismahdollisuudet aineistonkäsittelyn eri vaiheissa kiinnostavat myös Tietoarkistoa. Tietoarkistolla on juuri käynnistynyt Suomen Akatemian rahoittama AIMS-hanke, jossa muun muassa selvitetään tekoälyn hyödyntämisen mahdollisuuksia arkistotyössä. Kokemustenvaihto Japanin ja Suomen tietoarkistojen välillä tekoälyn tarjoamista mahdollisuuksista ei siis varmastikaan rajoitu vain tähän vierailuun.

Kaiken kaikkiaan vierailu oli molemmille osapuolille opettava. Oli kiinnostavaa huomata, että vaikka moni asia tehdään osittain samalla tavalla, on käytäntöjen välillä myös eroja. Uskoaksemme pystyimme tarjoamaan laadullisten aineistojen arkistointiin laajentavalle SSJDA:lle paljon arvokasta tietoa laadullisten aineistojen arkistoinnista. Jäämme mielenkiinnolla odottamaan, että SSJDA saa käynnistettyä laadullisten aineistojen arkistoinnin ja toivomme SSJDA:lle menestystä tässä työssä.

Yhteistyö arkistojen välillä jatkuu varmasti myös tulevaisuudessa. Seuraava yhteinen tilaisuus on jo tiedossa, sillä molemmat arkistot osallistuvat kesällä kansainväliseen IASSIST-konferenssiin, joka kokoaa vuosittain tutkimusaineistojen arkistoinnin asiantuntijat eri puolilta maailmaa yhteen. Tänä vuonna IASSIST järjestetään kesäkuun alussa Bristolissa Englannissa.

Lisätietoa:
» SSJDA
» JDCat
» Kvalikirstu
» Penna
» AIMS-hanke

Jarkko Päivärinta
erityisasiantuntija, kvalitatiivisten aineistojen arkistointi
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi