Love Data -viikko: Rakastamme tutkimusdataa joka viikko!

Nyt vietettävää Love Data -viikkoa voi sanoa jo perinteeksi, kun sitä on useamman vuoden ajan järjestetty ympäri maailmaa. Viikon tarkoituksena on muun muassa muistuttaa tutkimusdatan merkityksestä ja datanhallinnan tärkeydestä. Tietoarkisto on osallistunut datarakkauden ilosanoman levitykseen jo silloin, kun tapahtuman nimi oli vielä Love Your Data. Onhan leipälajimme data tai tutkimusaineistot, kuten me Tietoarkistossa useimmiten sanomme, vaikka määritelmällisesti termeillä onkin eroa.

Love Data -viikon kunniaksi ajattelin palata vanhaan, eli Love Your Dataan. Me Tietoarkistossa nimittäin rakastamme ja vaalimme muiden tutkimusaineistoja eli we love your data. Rakastamme ympäri vuoden, emme vain helmikuussa. Koronapandemian leimaama vuosi 2020 osoitti, että moni muukin on löytänyt toisten keräämän datan äärelle. Viime vuodesta tuli Tietoarkiston Ailan käyttäjämäärien perusteella aineistojen jatkokäytön huippuvuosi. Tänä vuonna kasvu on jatkunut kiivaana, ja aineistoja ladattiinkin tammikuussa selvästi enemmän kuin viime vuonna samaan aikaan. Voidaan sanoa myös, että they love your data!

Koulutusta, tapahtumia ja verkkoviestintää pitkin vuotta

Tällä viikolla, mutta myös pitkin vuotta 2021, nostamme esiin erilaisia tutkimusaineistoja ja tutkimusaineistojen hallinnan tukea meillä ja muualla. Tietoarkisto julkaisee lyhyehköjä videoita tutkimusaineistojen käsittelyn ja hallinnan tueksi, koska pahin tallenteiden saavutettavuuden este, suomenkielisen automaattitekstityksen puute, on ratkaistu. Tietoarkiston näkökulma on tietenkin se, että aineistot kerätään ja käsitellään tutkimushankkeiden aikana niin, että ne saadaan lakien puitteissa tallentaa jatkokäyttöä varten ja pitkäaikaissaatavuus voidaan varmistaa. Tätä koskeva ohjeistus on jo tekstimuotoisena Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjassa.

Suunnitteilla on myös verkkotapahtumia. Koronatilanteen salliessa webinaarit muuttuvat syyskaudella kasvokkaisiksi kohtaamisiksi. Onneksi meillä on jo pitkä kokemus toiminnasta erilaisten etäkokoussovellusten kanssa, ja voimme joustavasti vaihtaa fyysisistä tapahtumista verkkoon. Toiseen suuntaan se onkin hankalampaa. Ensimmäisenä, runsaan kuukauden päästä, ohjelmassa on suomenkielinen webinaari Tietoarkisto ja CESSDAn palvelut. Siinä asiantuntijamme esittelevät CESSDAn aineistoluettelon uusia toimintoja ja sanastopalvelua sekä metadatatyötämme. Syyskuulle suunnittelemme perinteiseen tapaan Tietoarkistoseminaaria Ailan nimipäivänä. Teemaa ja sisältöä kehitellään kevään kuluessa.

Tapahtumien lisäksi on luvassa erilaisia verkkojulkaisuja, artikkeleja, blogeja ja herättelyä sosiaalisessa mediassa. Aiheina ovat muun muassa kestävän kehityksen tutkimukseen soveltuvat aineistot Tietoarkistossa ja Tietoarkiston strategiatyö, jota viime vuoden aikana teimme yhdessä valtakunnallisen neuvottelukuntamme kanssa. Teemasivujen kattavuutta kestävän kehityksen näkökulmasta on juuri parannettu uudella teemasivulla kuluttamisen, innovaatioiden ja teollisuuden tutkimiseen soveltuvista aineistoista. Kaikkiaan eriaiheisia teemasivuja on 26.

Tällä viikolla (ja tulevillakin viikoilla) toivon, että te tutkimusaineistojen hallitsijat uskotte oman aineistonne arvoon ja olette valmiita julkaisemaan sen tiedeyhteisölle samalla ylpeydellä kuin muutkin tutkimustuotoksenne. Love Your Data!

Lisätietoa:

» Love Data Week 2021 - International Events
» Aineistoja teemoittain
» Aineistonhallinnan käsikirja

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Puoli vuotta poikkeusoloja - tietoarkistolaisten kokemuksia etätyöstä

Tietoarkistossa siirryttiin monien muiden organisaatioiden tapaan täysimittaiseen etätyöskentelyyn maaliskuun puolivälissä. Tietoarkiston johtaja Helena Laaksosen keväisessä blogikirjoituksessa puitiin koronavirusepidemian vaikutuksia Tietoarkiston toimintaan ja aineistonhallintaan. Organisaation näkökulmasta arki on sujunut hyvin etänäkin, mutta millaista koronan aikainen etätyöskentely on ollut yksittäisten tietoarkistolaisten mielestä?

Keräsimme tähän blogikirjoitukseen muutamien tietoarkistolaisten kokemuksia etätyöskentelystä puolen vuoden jälkeen. Vastauksissa korostuu sujuva työskentely mutta toisaalta yhteisten kahvihetkien kaipuu. Tietoarkistolaiset jakoivat myös hyväksi kokemiaan vinkkejä muille etätyötä tekeville.

Katri Aarnio, hallintoasiainsihteeri

Millaisia vaikutuksia koronalla on ollut omaan työskentelyysi?

Työtehtävät ovat sujuneet yllättävän hyvin, mutta yhteydenpito työkavereihin hoitunut vain etänä, kun ei enää tavata kasvokkain. Yhteisten kahvi- ja lounastaukojen sekä 'käytäväkeskustelujen' tietoa ei enää saa, mikä on suuri puute. Kaikki pienetkin asiat täytyy selvittää joko kirjoittamalla tai soittamalla.

Onko yllättänyt, miten hyvin jokin asia on onnistuttu hoitamaan etänä?

Yllättävän hyvin työtehtävät kuitenkin hoituvat, myös etäkokoukset.

Miten usein olet käynyt toimistolla?

Korona-aikana kävin kerran elokuussa, kun Helenan kanssa kävin läpi tehtäväkuvaustani. Tämänkin toki olisi voinut hoitaa etänä, mutta päätettiin pitää palaveri kasvokkain, kun se oli kuitenkin mahdollista.

Mitä kaipaat eniten toimistolla työskentelyssä?

Työkavereita, yhdessä tekemistä, yhdessäoloa sekä yhteisiä kahvi- ja lounastaukoja! Ja parempaa työergonomiaa!

Haluatko jakaa vinkkejä etätöissä työhyvinvoinnin ylläpitoon, ergonomiaan tai työskentelyyn yleisesti?

Liukuvaa työaikaa kannattaa hyödyntää ja pitää mahdollisimman paljon taukoja. Itse yritän pitää kiinni siitä, että joka päivä puolenpäivän aikaan kirjaudun ulos ja käyn kävelylenkillä. Työn lomassa pidän myös lyhyitä jumppataukoja.

Kuva työpöydästäni, joka sijaitsee piharakennuksessa, saunatuvassa. Minun työmatkani on nykyään parikymmentä metriä kotitalosta pihan poikki saunatupaan.

Katja Moilanen, tietoarkkitehti

Millaisia vaikutuksia koronalla on ollut omaan työskentelyysi?

Korona ei ole juurikaan vaikuttanut työskentelyyni. Kokoukset ovat onnistuneet hyvin etänäkin. Itse asiassa kokousajat ovat pysyneet jopa paremmin kurissa etäillessä. Ainoa, mikä ei toimi, on spontaani keskustelu ja ideointi, sillä siihen tarvitaan epämuodollisia kohtaamisia. Etänä on käytännössä aina pakko sopia keskusteluaika etukäteen. Etätyö myös helpottaa työn ja perhe-elämän yhteensovittamista.

Ergonomia on kotioloissa vähän ongelmallista. Tämän vuoksi minulla on kroonisesti jumissa olevat vatsalihakset sekä ongelmia käsien verenkierrossa. Nämä seikat eivät vielä ole vaikuttaneet työkykyyn, sillä näiden ongelmien seuraukset näkyvät vasta vuosien päästä.

Onko yllättänyt, miten hyvin jokin asia on onnistuttu hoitamaan etänä?

Työskentely on kokonaisuudessaan onnistunut etänä hyvin, mutta en ole tästä asiasta mitenkään yllättynyt.

Miten usein olet käynyt toimistolla?

Olen käynyt toimistolla vain muutaman kerran pikaisesti hakemassa tarvitsemiani tavaroita kuten muistiinpanoja sekä pakkaamassa tavarani kasaan ja siirtämässä ne toiseen työhuoneeseen, sillä työhuoneeni vaihtui korona-aikana. Pisin aika toimistolla oli kehitys- ja vaatikeskustelun vuoksi noin 2 tuntia.

Mitä kaipaat eniten toimistolla työskentelyssä?

En kaipaa seiniä, kaipaan kohtaamisia. Kaipaan taukotilan iloista puheensorinaa ja hersyvää naurua. Kaipaan spontaaneja keskusteluja käytävillä. Kaipaan työkavereiden hymyileviä kasvoja.

Haluatko jakaa vinkkejä etätöissä työhyvinvoinnin ylläpitoon, ergonomiaan tai työskentelyyn yleisesti?

Minun kohdallani on toiminut hyvin perusrutiinit. Herään aamulla suurin piirtein samoihin aikoihin kuin lähityössä, hoidan aamutoimet ja sitten "kävelen töihin" eli käyn ulkona kävelylenkillä. Tämän jälkeen kasaan työpisteeni makuuhuoneeseen, pieneen ahtaaseen kulmaan. Sitten olenkin valmis aloittamaan päivän työt. Työpäivän aikana Break Pro -ohjelma muistuttelee säännöllisesti nousemaan ylös. Tosin työnurkkaukseni on niin pieni, etten pysty tekemään kovinkaan monia jumppaohjelmia työpisteelläni. Kuitenkin Break Pro -ohjelman käynnistyminen havahduttaa nousemaan ylös istumasta. Olen merkinnyt kalenteriini lounasajat, joita pyrin noudattamaan. Välillä kokoukset sattuvat peruslounasajalle, jolloin varaan lounasajan toiseen kohtaan. Iltapäivällä pidän pienen välipalatauon, jotta vireystila pysyy hyvänä.

Työpäivän päätyttyä puran työpisteeni makuuhuoneen nurkasta. Tavoitteeni on kävellä työpäivän jälkeen myös "pois töistä", mutta usein täytyy kuitenkin ryhtyä tekemään perheelle ruokaa ja kävely siirtyy iltaan. Koska työpisteeni ei ole koko ajan käytettävissä, niin työnteko pysyy hyvin kurissa. Työpisteen kasaaminen vie noin 10 minuuttia, joten viikonloppuisin ja iltaisin ei ole niin suurta houkutusta "ihan vain nopeasti" tehdä jotain työasiaa. Ergonomiavinkkejä minulla ei ole. Työpisteeni ei ole järin ergonominen ja se aiheuttaa välillä vaivaa.

Työpisteeni koostuu itse tekemästäni yöpöydästä ja mummolasta peritystä ikivanhasta ja kuluneesta pöydästä sekä tuolista. Johtohässäkkä sijaitsee sängyn päällä, eikä se näy tässä kuvassa. Työpiste on vaatekaapin ja sängyn välissä ja itse istun makuuhuoneen oven edessä.

Oskari Niskanen, sovelluskehittäjä

Olet tullut Tietoarkistoon töihin etätyösuosituksen aikana. Miltä työhön perehtyminen etänä on tuntunut?

Työhön perehtyminen etänä tuntui luontevalta ja melko helpolta, sillä sain kattavan perehdyttämisen eikä työtehtävissäni käytetyt teknologiat olleet täysin tuntemattomia minulle. Pystyin matalalla kynnyksellä kysymään apua työkavereiltani, joten ongelmatilanteet ratkesivat nopeasti.

Millaisia vaikutuksia koronalla on ollut omaan työskentelyysi?

Koronalla ei ole ollut juurikaan muita vaikutuksia kuin se, että joudun/pääsen tekemään työt kotoa käsin. Tietysti voisin tehdä töitä välillä myös toimistolla, mutta lähityön sosiaalinen aspekti olisi silti melko vaisu turvavälien ja rajatun henkilöstömäärän vuoksi.

Onko yllättänyt, miten hyvin jokin asia on onnistuttu hoitamaan etänä?

Ei varsinaisesti ole yllättänyt, sillä minulla oli jo tiedossa, että sovelluskehittäjänä etätyö sujuisi varmasti melko luontevasti.

Miten usein olet käynyt toimistolla?

Noin neljä tai viisi kertaa.

Mitä kaipaat eniten toimistolla työskentelyssä?

En ehtinyt työskennellä toimistolla ollenkaan, joten on vaikea sanoa mitä kaipaan. Aiemman työkokemuksen perusteella sanoisin, että kaipaan sosiaalista kanssakäymistä työkavereiden kanssa.

Haluatko jakaa vinkkejä etätöissä työhyvinvoinnin ylläpitoon, ergonomiaan tai työskentelyyn yleisesti?

Kannattaa pitää kiinni välipalatauoista ja tauoista ylipäätään, koska kotona ollessa ne voivat unohtua helposti.

Enna Raerinne, sovelluskehittäjä

Millaisia vaikutuksia koronalla on ollut omaan työskentelyysi?

Suurin vaikutus on ollut etätöihin siirtyminen, jota en ollut ennen koronaa tehnyt. Ihan alku meni totutellessa, mutta nykyään sujuu hyvin, joten ajattelin että jos jossain vaiheessa päästään kunnolla takaisin toimistolle niin tekisin mieluusti silloinkin joitain etätyöpäiviä.

Onko yllättänyt, miten hyvin jokin asia on onnistuttu hoitamaan etänä?

Kokoukset ovat mielestäni onnistuneet hyvin. Esimerkiksi Tietoarkiston sisäisen Tiipii-tietokannan uuden version käyttöliittymäsuunnitelmien läpikäynti aineistopalvelun edustajien kanssa onnistui etänä paremmin kuin odotin. Myös tarpeellinen viestintä on onnistunut hyvin sähköpostin ja Teamsin välityksellä. Olen myös yllättynyt, kuinka hyvin olen pystynyt tekemään töitä pelkällä läppärin näytöllä. Kun on pienempi näyttö niin sen yli näkee kivasti ikkunasta ulos.

Miten usein olet käynyt toimistolla?

Vain kerran hakemassa tavaroita.

Mitä kaipaat eniten toimistolla työskentelyssä?

Sitä että työt eivät olisi kotona ja tulisi vaihtelua päivään, kun tulee oltua muualla kuin kotona.

Haluatko jakaa vinkkejä etätöissä työhyvinvoinnin ylläpitoon, ergonomiaan tai työskentelyyn yleisesti?

Kannattaa ottaa käyttöön jokin taukoliikuntaohjelma, niin muistaa vähän liikkua työpäivän aikana.

Annika Valaranta, tietopalveluasiantuntija

Millaisia vaikutuksia koronalla on ollut omaan työskentelyysi?

Kuten muutkin tietoarkistolaiset, olen siirtynyt toimistolta kotiin. Enää ei tarvitse istua bussissa puolta tuntia suuntaansa, eikä myöskään aamulla tarvitse pukea asiallisia vaatteita päälle. Työnteko on sinänsä pysynyt suhteellisen samana, koska töitä tehdään 98 % tietokoneella. Kotityöskentely vaikuttaa tietenkin siihen, miten ottaa työkavereihin yhteyttä: nyt ei voi vain hilpaista toisen työpisteelle jotain kysymään. Harmillista on se, että niitä ei näe enää kahvitauolla tai toimiston käytävillä, joiden kanssa ei ole niin paljon tekemisissä.

Onko yllättänyt, miten hyvin jokin asia on onnistuttu hoitamaan etänä?

On se kyllä hienoa, että kaikki on saatu toimimaan etänäkin! En nyt yksittäistä asiaa saa mieleeni!

Miten usein olet käynyt toimistolla?

Kesäkuussa kävin perehdyttämässä uusia työntekijöitä toimistolla, joten silloin tuli oltua enemmänkin töissä. Samalla tuli myös hyvin liikuntaa, koska bussiin en uskaltanut ja pyöräilin 16km päivässä! Pakon edessä kunnon kohottaminenkin on näköjään mahdollista! Kesälomien jälkeen olen käynyt toimistolla noin viikon tai kahden välein, se on tehnyt mielelle hyvää. Nyt tosin, kun säädettiin maskipakko, käynnit taitavat entistään harveta.

Mitä kaipaat eniten toimistolla työskentelyssä?

Spontaania työkavereiden kanssa rupattelua ja muitakin ihmisten satunnaisia kohtaamisia. Yhteydenottaminen toisiin tuntuu helpommalta kasvotusten kuin soittamalla.

Haluatko jakaa vinkkejä etätöissä työhyvinvoinnin ylläpitoon, ergonomiaan tai työskentelyyn yleisesti?

Break Pro -sovellus on saanut liikkumaan työpäivisin. Olen myös pitänyt 10 minuutin rentoutumisia tai meditaatioita välillä. Viihtyisyyttä voisi lisätä myös tekemällä työpisteestä nätin. Hesarissa oli myös lohdullinen artikkeli pari viikkoa sitten: huonoryhtisyydellä ei ole yhteyttä selkäkipuihin, eli se hieman lohduttaa tässä.

Kuvassa olevat kukat ja konvehdit eivät valitettavasti ole jokapäiväisiä rekvisiittoja työpisteelläni, nyt vain sattui merkkipäivä.

Lisätietoa:

» Blogiteksti: Tietoarkisto ja aineistonhallinta koronakriisin aikaan
» Koronavirus ja Tietoarkiston palvelut

Niko Koski
tietoasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

Tietoarkisto ja aineistonhallinta koronakriisin aikaan

Tietoarkistossa siirryttiin nopeasti etätyöskentelyyn maaliskuun puolivälissä. Onneksi etätyön mahdollistavia tietoteknisiä ratkaisuja oli otettu käyttöön jo aiemmin ja Tietoarkistolle räätälöityä etäyhteyttä valmisteltu Tietoarkiston teknisten palvelujen ja Tampereen yliopiston tietohallinnon yhteistyöllä. Yhteys saatiin käyttöön nopeutetulla aikataululla suurelle osalle tietoarkistolaisista heti ensimmäisen etätyöviikon aikana.

Arki jatkuu ja kokoukset rullaavat

Lähes kaikki tietoarkistolaiset pystyvät nyt hoitamaan tehtävänsä normaalisti sosiaalisesta etäisyydestä huolimatta. Sovellus- ja järjestelmäkehitys ja -ylläpito jatkuvat. Tietoarkiston aineistonkäsittelijät ovat julkaisseet etänä useita uusia aineistoja. Asiakkaat ovat myös luovuttaneet aineistoja ja ladanneet aineistoja Ailassa, mistä voimme päätellä, että etätyö sujuu mallikkaasti myös muissa yliopistoissa ja tutkimusorganisaatioissa.

Itse olen kokoustanut Teamsillä, Zoomilla ja GoToMeetingillä. Kokouksissa hetkellisiä ongelmia on aiheuttanut mobiilidatayhteyteni pätkiminen. Muutoin etäkokoukset ovat ajankäytön näkökulmasta kasvokkain järjestettäviä tehokkaampia. Uupumaan jää kuitenkin epävirallisempi kuulumisten vaihtaminen. Kansainvälisessä ja kotimaisessakin yhteistyössä tärkeitä tietoja ja vertaistukea välittyy epävirallisissa käytävä- ja lounaskeskusteluissa, minkä vuoksi kaikkia kokouksia ei kannata jatkossakaan järjestää virtuaalisina. Jotakin tästä nyt opittavasta työtavasta toivoisi jäävän käyttöön myös koronakriisin jälkeiseen aikaan.

Akuutisti tarvittava avoin data ei vähennä pitkäaikaissaatavuuden merkitystä

Koronakriisin vuoksi monet ovat innostuneet keräämään tutkimusaineistoja. Myös muun kuin lääke- ja terveystieteellisen tiedon tarve on polttava. Tietoarkiston tekstiaineiston keräämiseen tarkoitettua Pennaa on suunniteltu jo muutamien aineistonkeruiden välineeksi. Toivon, että saamme koronapandemian vaikutuksia käsitteleviä keruita käyntiin vielä lisää.

On tietenkin tärkeätä saada aineistot mahdollisimman nopeasti mahdollisimman laajan tutkijajoukon käyttöön, jotta tutkimustiedosta on hyötyä ajankohtaiseen tiedontarpeeseen. Toivon kuitenkin, että tässäkään tilanteessa ei unohdeta aineistojen pitkäaikaissaatavuuden merkitystä. Ei tarvita epidemiologin koulutusta sen ymmärtämiseen, että koronakriisi ei ole viimeinen laatuaan. Nyt kerättävien aineistojen löydettävyys, saatavuus ja käytettävyys ovat ratkaisevia, jotta tutkijoilla on tulevaisuudessa nopeasti käytettävissään tietoa ihmisten kokemuksista ja reagoinnista vastaavissa kriisitilanteissa. Arkistoituna tutkimusdata tarjoaa myös vertailukohdan tulevaisuudessa, kun tutkijat keräävät uutta aineistoa.

CTS-sertifikaatti on luotettavan repositorion merkki

Muistattehan nytkin aineistoa kerätessänne ja tallennuspaikkaa valitessanne, että kaikki ad hoc -repositoriot, tai jo pitempään toiminnassa olleetkaan repositoriot, eivät takaa aineiston pitkäaikaissaatavuutta eivätkä anna tukea julkaisemisen tietoturvakysymyksissä. Suomessa CTS-sertifioituja, luotettaviksi arvioituja, repositorioita on kaksi: Tietoarkisto ja Kielipankki.

Jos tunnette houkutusta tallentaa ihmistieteellisen datanne kansainväliseen repositorioon, tarkistakaa käyttöehdot ja mahdolliset vastuuvapauslausekkeet ja muistakaa, että me kotimaiset CTS-sertifikaatin haltijat olemme kansainvälisiä toimijoita.

Lisätietoa:

» Aila
» Penna
» Aineistonhallinnan käsikirja
» CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti
» Koronavirus ja Tietoarkiston toiminta poikkeusoloissa
» Uusi palvelinympäristö parantaa toimintavarmuutta ja säästää energiaa

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi