What Did the TTRAM Matrix Reveal About FSD's Operations?

Digital repositories operate in a diverse environment, and user needs are changing faster than ever. This makes transparency and demonstrating the trustworthiness of our work increasingly important.

The Finnish Social Science Data Archive (FSD) is contributing to the development of the Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) as part of the FIDELIS project. A key aim of this work has been to better understand how making the range of repository activities and functions more transparent can help build trust.

TTRAM is not a test, an assignment or an application to join the FIDELIS network, and there are no right or wrong answers when completing it. On the contrary, the purpose of the TTRAM matrix is simply to bring together a repository's key activities and functions and the relationships between them, in a consistent manner.

The activities and functions included in the TTRAM matrix are shown below.

TTRAM activities and functions (Source: FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide)

Completing the TTRAM matrix

As part of the FIDELIS project, FSD participated in a working group whose members completed the TTRAM matrix to reflect their respective organisations. In addition to FSD, the group included repositories from the Netherlands, Italy, Norway, Switzerland and the United Kingdom.

As a leading expert in ensuring long-term access to digital research data, FSD needs not only an innovative approach but also carefully considered, consistent and documented practices, as well as transparency in its operations. Completing the TTRAM matrix provided an opportunity to examine these activities and responsibilities systematically and as a whole.

What did completing the matrix reveal about FSD and its operations?

For me, a key benefit was the opportunity to look at our work from a new perspective. TTRAM served as a kind of checklist for our key activities. Many everyday practices are so well established that we rarely stop to consider their wider significance in our daily work. Completing the TTRAM helped me see how interconnected practices, activities and expertise come together to form and maintain a strong foundation for FSD's work.

Collaboration plays a key role

Building an overall picture when completing TTRAM required input from experts across the organisation. No one person knows everything about technical solutions, administrative practices, data management or long-term preservation.

TTRAM highlighted how closely FSD's different activities are connected. The services we provide to our users depend on a range of activities behind the scenes. Trust is not built on a single system or process, but through the joint work of many experts. We are, of course, already familiar with this through our quality work and, for example, our CoreTrustSeal certification.

Participating in the working group also demonstrated the importance of international collaboration. Working with repositories from different countries provided an opportunity to look at our own work from different but comparable perspectives and to identify new practices. It also reinforced the view that repositories face many similar challenges, regardless of their country or repository type.

How can TTRAM benefit FSD's users?

The working group recommends TTRAM as a tool for repositories to review their own activities. FSD's mission is to make available, curate and preserve research data collected to study Finnish society, people and cultural phenomena over the long term. This requires, for example, reliable technical infrastructure, the maintenance of staff expertise, collaboration networks and quality management. TTRAM provides our users and partners with an easy way to gain an overall picture of the archive's key activities.

Completing the TTRAM matrix did not so much reveal new activities as highlight the overall framework that enables FSD to operate as a trustworthy repository. At the same time, it provided a way to consider how we can communicate our work more openly to users and partners.

Further information

• TTRAM matrices completed by FSD and other members of the working group: Finnish Social Science Data Archive - FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (Zenodo)
• Chapter 3 of the FIDELIS project report (Zenodo) describes the working group's experiences in more detail.
• FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide (Zenodo)
• Interactive TTRAM matrix (FIDELIS project website)
• Current FIDELIS training opportunities: FIDELIS Training & Support programme

» Read this blog in Finnish.

Henna Kaartinen
Project Assistant in the FIDELIS project and member of the TTRAM working group
firstname.lastname [at] tuni.fi

Tietoarkisto täytti TTRAM-matriisin: mitä se paljasti toiminnastamme?

Digitaaliset repositoriot toimivat monimuotoisessa ympäristössä ja käyttäjien tarpeet muuttuvat nyt nopeammin kuin koskaan ennen. Siksi läpinäkyvyys ja toiminnan luotettavuuden osoittaminen ovat entistä tärkeämpiä.

Tietoarkisto osallistuu FIDELIS-hankkeessa Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) -työkalun kehittämiseen. Kehitystyön keskiössä on ollut tavoite ymmärtää aiempaa paremmin sitä, miten repositorioiden toimintojen ja tehtävien kirjon tekeminen läpinäkyväksi edistää luotettavuutta.

TTRAM ei ole testi, tehtävä tai FIDELIS-verkoston liittymishakemus, eikä sen täyttämisessä ole oikeita tai vääriä vastauksia. Päin vastoin – TTRAM-matriisin tarkoituksena on yksinkertaisesti koota yhteen repositorion keskeiset toiminnot ja käytännöt ja niiden väliset suhteet yhdenmukaisella tavalla.

Alla on kuvattuna TTRAM-matriisin toiminnot ja tehtävät.

TTRAMin toiminnot ja tehtävät (Lähde: FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide)

TTRAM-matriisin täyttäminen käytännössä

Tietoarkisto osallistui FIDELIS-hankkeessa työryhmään, jossa jäsenet täyttivät TTRAM-matriisin edustamalleen organisaatiolleen soveltuvalla tavalla. Tietoarkiston lisäksi mukana olivat repositoriot Hollannista, Italiasta, Norjasta, Sveitsistä ja Iso-Britanniasta.

Tietoarkiston rooli sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden johtavana asiantuntijaorganisaationa edellyttää innovatiivisen otteen lisäksi tarkkaan harkittuja, yhdenmukaisia ja ohjeistettuja menettelytapoja sekä toiminnan avoimuutta. TTRAM-matriisin täyttäminen tarjosi mahdollisuuden tarkastella näitä toimintoja ja tehtäviä systemaattisesti kokonaisuutena.

Mitä matriisin täyttäminen paljasti Tietoarkiston toiminnasta?

Keskeistä minulle oli mahdollisuus tarkastella toimintaa uudesta näkökulmasta. TTRAM toimi ikään kuin keskeisten toimintojen tarkistuslistana. Monet arjen käytännöt ovat niin vakiintuneita, ettei niiden kokonaisvaltaisempaa merkitystä tule päivittäisessä työssä juuri pohdittua. TTRAMin täyttäminen auttoi hahmottamaan, miten toisiinsa liittyvät käytännöt, toiminnot ja asiantuntijuus muodostavat ja ylläpitävät Tietoarkiston toiminnan vahvaa perustaa.

Yhteistyön merkitys korostuu

TTRAMia täyttäessä kokonaiskuvan muodostaminen edellytti eri asiantuntijoiden tietämyksen hyödyntämistä. Kukaan ei tiedä kaikkea teknisistä ratkaisuista, hallinnollisista käytännöistä, aineistonhallinnasta tai pitkäaikaissäilytyksestä.

TTRAM teki näkyväksi sen, että Tietoarkiston eri toiminnot ovat vahvasti kytköksissä toisiinsa. Asiakkaille tarjottavat palvelut rakentuvat useiden taustatoimintojen varaan. Luottamus ei synny yhdestä järjestelmästä tai prosessista, vaan asiantuntijoiden yhteisestä työstä. Tämän toki tiedämme laatutyömme ja esimerkiksi CoreTrustSeal-sertifiointimme kautta.

Työryhmätyö osoitti myös kansainvälisen yhteistyön tärkeyden. Työskentely eri maissa toimivien repositorioiden kanssa mahdollisti oman toiminnan tarkastelun vertailukelpoisista näkökulmista ja uusien käytäntöjen tunnistamisen. Samalla vahvistui käsitys siitä, että repositoriot kohtaavat samanlaisia haasteita riippumatta maasta tai repositorion tyypistä.

Mitä hyötyä TTRAMista on Tietoarkiston asiakkaille?

Työryhmä suosittelee TTRAM-matriisia repositorion oman toiminnan tarkastelun välineeksi. Tietoarkiston missiona on jakaa, vaalia ja säilyttää pitkäaikaisesti suomalaisen yhteiskunnan, ihmisten ja kulttuuristen ilmiöiden tutkimiseksi kerättyä tutkimusdataa. Tämä edellyttää esimerkiksi luotettavaa teknistä infrastruktuuria, henkilöstön osaamisen ylläpitämistä, yhteistyöverkostoja ja laadunhallintaa. Palvelujemme käyttäjät tai yhteistyökumppanit saavat TTRAMin avulla helposti kokonaiskuvan arkiston keskeisistä toiminnoista.

TTRAM-matriisin täyttäminen ei niinkään paljastanut uusia toimintoja, vaan auttoi tekemään näkyväksi kokonaisuuden, joka mahdollistaa Tietoarkiston luotettavan toiminnan. Samalla se tarjosi välineen tarkastella, miten toiminnasta voidaan viestiä entistä avoimemmin asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Lisätietoja

• Tietoarkiston sekä muiden työryhmän jäsenten TTRAM-matriisit: Finnish Social Science Data Archive - FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (Zenodo)
• FIDELIS-hankkeen raportin luku kolme (Zenodo) kuvaa tarkemmin työryhmän kokemuksia.
• FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide (Zenodo)
• Interaktiivinen TTRAM-matriisi (FIDELIS-hankkeen kotisivut)
• Ajankohtaiset FIDELIS-koulutukset: FIDELIS Training & Support programme

» Lue tämä blogi englanniksi.

Henna Kaartinen
projektiassistentti FIDELIS-projektissa ja TTRAM-työryhmän jäsen
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

FIDELIS takes shape: Collaboration towards a more trustworthy data infrastructure

The future of trustworthy digital repositories, shared development tools, and European collaboration were at the heart of the FIDELIS project consortium meeting held in The Hague in March. During the two-day meeting, discussions focused on the sustainable maintenance of the network, current and emerging tools, and how training can become an impactful part of everyday operations even after the project has concluded.

FIDELIS project (1 January 2025–31 December 2027, Horizon Europe) will set up, develop, and operate a European network of trustworthy repositories that will support the development and growth of TDRs within the EOSC ecosystem; foster harmonisation and interoperability across repositories to enable an EOSC federation of TDRs; and strengthen the upskilling of repositories and expansion of the network through an active training and support programme. FSD's participants in the Consortium Meeting were Henna Kaartinen, Mari Kleemola, and Tuomas J. Alaterä.

At the consortium meeting, discussions focused heavily on the strategic development of the Trustworthy Digital Repository (TDR) Network, with particular attention to its long-term sustainability. Participants explored how the Network could continue to operate beyond the lifetime of the project and how it could support the European research data infrastructure more broadly.

Another key theme of the consortium meeting was the ongoing work on the FIDELIS Transparent, Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM). During the project, TTRAM has evolved into a practical and transparent tool that helps repositories systematically assess and strengthen their trustworthiness. The role of the tool as part of broader community-driven development and its integration into the TDR Network were discussed extensively.

The meeting also addressed the FIDELIS training and support programme, which is now entering a more active phase. Call for mentoring and peer-to-peer support programme has been open since late February and call for participation in Support for the Adoption of Solutions will in the end of April. Both calls aim to provide repositories with concrete, hands-on support for developing trustworthy and sustainable services.

In addition, discussions covered the role of FIDELIS within the European Open Science Cloud (EOSC). Attention was given to how the TDR Network can contribute to the EOSC Federation by widening the expertise of its member repositories and by promoting high-quality, trustworthy data in line with the FAIR principles.

Representatives of CESSDA repositories at the Consortium Meeting. Mari (third from the left), and Tuomas and Henna (on the right). Photo: Anja Radonjic.

From FSD's perspective, it is important that the results of project work also become embedded in everyday practice and bring clear benefits to users. The work undertaken in the FIDELIS project supports the continuous development of FSD’s archival services and helps clarify practices related to trustworthiness, transparency, and sustainability. For users, this may be reflected in more harmonised practices, clearer communication, and stronger support for opening data and ensuring long-term preservation in line with the FAIR principles.

Furthermore, through the project’s training and support, FSD’s expertise within the European repository community is strengthened. This is visible in the advice, training, and practical support that FSD offers at different stages of research data lifecycle. With the help of project funding, new solutions and services are explored and tried out, while already proven services or functions are strengthened and developed.

Read more about the Consortium Meeting in the FIDELIS project blog!

Henna Kaartinen
Project Assistant
firstname.surname [at] tuni.fi

FIDELIS-työ konkretisoituu: Yhteistyöllä kohti luotettavampaa datainfrastruktuuria

Luotettavien digitaalisten repositorioiden tulevaisuus, yhteiset kehittämistyökalut ja eurooppalainen yhteistyö olivat FIDELIS-hankkeen konsortiokokouksen keskiössä viime maaliskuussa Haagissa. Kaksipäiväisessä tapaamisessa keskusteltiin verkoston kestävästä ylläpitämisestä, ajankohtaisista työkaluista sekä siitä, miten koulutus muodostuu vaikuttavaksi osaksi arjen toimintaa myös hankkeen jälkeen.

FIDELIS-hanke (1.1.2025–31.12.2027, Horisontti Eurooppa) rakentaa eurooppalaista luotettavien repositorioiden verkostoa, edistää yhteentoimivuutta, kehittää parhaita käytäntöjä ja tarjoaa repositorioille koulutusta ja tukea. Konsortiokokoukseen Tietoarkistosta osallistuivat Henna Kaartinen, Mari Kleemola ja Tuomas J. Alaterä.

Kokouksessa keskityttiin erityisesti Trustworthy Digital Repository (TDR) -verkoston strategiseen kehittämiseen, eritoten sen tulevaisuuden jatkuvuuden näkökulmasta. Keskusteluissa pohdittiin, miten TDR-verkosto voi toimia kestävällä tavalla myös hankkeen päättymisen jälkeen ja tukea laajemmin eurooppalaista tutkimusdatainfrastruktuuria.

Toinen keskeinen teema oli ajankohtainen työ FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) -työkalun parissa. TTRAM on kehittynyt hankkeen aikana käytännölliseksi välineeksi, jonka avulla repositoriot voivat tarkastella ja kehittää omaa luotettavuuttaan systemaattisesti ja läpinäkyvästi. Työkalun roolia osana laajempaa yhteisöllistä kehittämistä ja sen integrointia TDR-verkostoon käsiteltiin laajasti.

Kokouksessa tarkasteltiin myös FIDELIS-hankkeen tuki- ja koulutusohjelmaa, joka on parhaillaan siirtymässä aktiivisempaan vaiheeseen. Mentorihaku on ollut auki jo toista kuukautta ja haku parhaiden käytäntöjen soveltamista tukeviin koulutuksiin käynnistyy huhtikuun lopussa. Molempien tavoitteena on tarjota repositorioille konkreettista tukea käytäntöjensä ja luotettavuutensa kehittämiseen.

Lisäksi keskusteluun nousi FIDELIS-hankkeen rooli EOSCissa (European Open Science Cloud). Erityisesti pohdittiin, miten TDR-verkosto voi tukea EOSC-federaatiota hyödyntämällä jäsentensä laajaa asiantuntemusta ja edistämällä FAIR-periaatteiden mukaisen, laadukkaan ja luotettavan datan saatavuutta.

CESSDA-arkistojen edustajia konsortiokokouksessa. Mari (3. vas) sekä Tuomas ja Henna (oikealla). Kuva: Anja Radonjic.

Tietoarkiston näkökulmasta on tärkeää, että hanketyön tulokset tulevat myös osaksi arkea, aina asiakkaillemme asti. FIDELIS-hankkeessa tehty työ tukee arkistopalveluiden jatkuvaa kehittämistä, reflektointia ja toimintatapojen selkeyttämistä erityisesti luotettavuuden ja läpinäkyvyyden näkökulmasta. Asiakkaille tämä näyttäytyy yhtenäisempinä käytäntöinä, selkeämpänä viestintänä sekä entistä vahvempana tukena FAIR periaatteiden mukaisen datan avaamiseen ja pitkäaikaissäilytykseen.

Lisäksi hankkeen koulutus- ja tukitoiminta vahvistaa Tietoarkiston asiantuntijuutta osana eurooppalaista repositorioyhteisöä. Tämä heijastuu asiakkaille tarjottavana neuvontana, koulutuksina ja käytännön tukena tutkimusdatan elinkaaren eri vaiheissa. Hankerahoituksen turvin Tietoarkistossa voidaan myös kokeilla uusia toimintamalleja sekä vahvistaa ja kehittää jo hyväksi havaittuja palveluja tai toimintoja.

Lue tarkemmin konsortiokokouksen kuulumisia FIDELIS-hankkeen blogikirjoituksesta!

Henna Kaartinen
projektiassistentti
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi