Digitaaliset repositoriot toimivat monimuotoisessa ympäristössä ja käyttäjien tarpeet muuttuvat nyt nopeammin kuin koskaan ennen. Siksi läpinäkyvyys ja toiminnan luotettavuuden osoittaminen ovat entistä tärkeämpiä.
Tietoarkisto osallistuu FIDELIS-hankkeessa Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (TTRAM) -työkalun kehittämiseen. Kehitystyön keskiössä on ollut tavoite ymmärtää aiempaa paremmin sitä, miten repositorioiden toimintojen ja tehtävien kirjon tekeminen läpinäkyväksi edistää luotettavuutta.
TTRAM ei ole testi, tehtävä tai FIDELIS-verkoston liittymishakemus, eikä sen täyttämisessä ole oikeita tai vääriä vastauksia. Päin vastoin – TTRAM-matriisin tarkoituksena on yksinkertaisesti koota yhteen repositorion keskeiset toiminnot ja käytännöt ja niiden väliset suhteet yhdenmukaisella tavalla.
Alla on kuvattuna TTRAM-matriisin toiminnot ja tehtävät.
TTRAMin toiminnot ja tehtävät (Lähde: FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide)
TTRAM-matriisin täyttäminen käytännössä
Tietoarkisto osallistui FIDELIS-hankkeessa työryhmään, jossa jäsenet täyttivät TTRAM-matriisin edustamalleen organisaatiolleen soveltuvalla tavalla. Tietoarkiston lisäksi mukana olivat repositoriot Hollannista, Italiasta, Norjasta, Sveitsistä ja Iso-Britanniasta.
Tietoarkiston rooli sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden johtavana asiantuntijaorganisaationa edellyttää innovatiivisen otteen lisäksi tarkkaan harkittuja, yhdenmukaisia ja ohjeistettuja menettelytapoja sekä toiminnan avoimuutta. TTRAM-matriisin täyttäminen tarjosi mahdollisuuden tarkastella näitä toimintoja ja tehtäviä systemaattisesti kokonaisuutena.
Mitä matriisin täyttäminen paljasti Tietoarkiston toiminnasta?
Keskeistä minulle oli mahdollisuus tarkastella toimintaa uudesta näkökulmasta. TTRAM toimi ikään kuin keskeisten toimintojen tarkistuslistana. Monet arjen käytännöt ovat niin vakiintuneita, ettei niiden kokonaisvaltaisempaa merkitystä tule päivittäisessä työssä juuri pohdittua. TTRAMin täyttäminen auttoi hahmottamaan, miten toisiinsa liittyvät käytännöt, toiminnot ja asiantuntijuus muodostavat ja ylläpitävät Tietoarkiston toiminnan vahvaa perustaa.
Yhteistyön merkitys korostuu
TTRAMia täyttäessä kokonaiskuvan muodostaminen edellytti eri asiantuntijoiden tietämyksen hyödyntämistä. Kukaan ei tiedä kaikkea teknisistä ratkaisuista, hallinnollisista käytännöistä, aineistonhallinnasta tai pitkäaikaissäilytyksestä.
TTRAM teki näkyväksi sen, että Tietoarkiston eri toiminnot ovat vahvasti kytköksissä toisiinsa. Asiakkaille tarjottavat palvelut rakentuvat useiden taustatoimintojen varaan. Luottamus ei synny yhdestä järjestelmästä tai prosessista, vaan asiantuntijoiden yhteisestä työstä. Tämän toki tiedämme laatutyömme ja esimerkiksi CoreTrustSeal-sertifiointimme kautta.
Työryhmätyö osoitti myös kansainvälisen yhteistyön tärkeyden. Työskentely eri maissa toimivien repositorioiden kanssa mahdollisti oman toiminnan tarkastelun vertailukelpoisista näkökulmista ja uusien käytäntöjen tunnistamisen. Samalla vahvistui käsitys siitä, että repositoriot kohtaavat samanlaisia haasteita riippumatta maasta tai repositorion tyypistä.
Mitä hyötyä TTRAMista on Tietoarkiston asiakkaille?
Työryhmä suosittelee TTRAM-matriisia repositorion oman toiminnan tarkastelun välineeksi. Tietoarkiston missiona on jakaa, vaalia ja säilyttää pitkäaikaisesti suomalaisen yhteiskunnan, ihmisten ja kulttuuristen ilmiöiden tutkimiseksi kerättyä tutkimusdataa. Tämä edellyttää esimerkiksi luotettavaa teknistä infrastruktuuria, henkilöstön osaamisen ylläpitämistä, yhteistyöverkostoja ja laadunhallintaa. Palvelujemme käyttäjät tai yhteistyökumppanit saavat TTRAMin avulla helposti kokonaiskuvan arkiston keskeisistä toiminnoista.
TTRAM-matriisin täyttäminen ei niinkään paljastanut uusia toimintoja, vaan auttoi tekemään näkyväksi kokonaisuuden, joka mahdollistaa Tietoarkiston luotettavan toiminnan. Samalla se tarjosi välineen tarkastella, miten toiminnasta voidaan viestiä entistä avoimemmin asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
Lisätietoja
- Tietoarkiston sekä muiden työryhmän jäsenten TTRAM-matriisit: Finnish Social Science Data Archive - FIDELIS Transparent Trustworthy Repository Attributes Matrix (Zenodo)
- FIDELIS-hankkeen raportin luku kolme (Zenodo) kuvaa tarkemmin työryhmän kokemuksia.
- FIDELIS TTRAMatrix v01.00 Guide (Zenodo)
- Interaktiivinen TTRAM-matriisi (FIDELIS-hankkeen kotisivut)
- Ajankohtaiset FIDELIS-koulutukset: FIDELIS Training & Support programme
Henna Kaartinen
projektiassistentti FIDELIS-projektissa ja TTRAM-työryhmän jäsen
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi
