Tietoarkisto haluaa olla jatkossakin DSA-sertifikaatin arvoinen

Tietoarkistolle on tärkeää avata tutkimusaineistot vastuullisesti ja luotettavasti, ja luonnollisesti haluamme kertoa luotettavuudestamme myös muille. Yksi hyvä luotettavuuden mittari on kansainvälinen Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatti. Sen saaminen edellyttää, että organisaatio säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tällä hetkellä Tietoarkistolla on voimassa vuosille 2014–2017 myönnetty DSA-sertifikaatti. Koska nykyisen sertifikaatin voimassaolo päättyy vuoden vaihteessa, sen päivittäminen on juuri nyt ajankohtaista. Seuraavaksi kerron yleisesti DSA-sertifikaatista ja sen hakemisesta.

Mikä ihmeen DSA-sertifikaatti?

Kansainvälisen sertifikaatin takana ovat ICSU World Data System (WDS) ja Data Seal Of Approval, jotka yhdessä myöntävät Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatteja. Sertifiointi on suunnattu sähköisten aineistojen säilyttäjille, ja sen avulla pyritään osoittamaan kuinka luotettava tietoja säilyttävä organisaatio on. Luotettavuutta arvioidaan sähköisten aineistojen säilyttämisen kaikissa vaiheissa aina aineistojen vastaanottamisesta niiden pitkäaikaissäilyttämiseen sekä edelleen jakamiseen.

Sertifikaatin vaatimukset perustuvat viiteen kriteeriin. Kriteerien mukaan säilytettävien aineistojen tulee olla löydettävissä verkosta, niiden tulee olla saatavilla selkein käyttöehdoin, aineistojen tulee olla tallennettuina jatkokäytön mahdollistavissa tiedostoformaateissa, aineistojen tulee olla luotettavia ja aineistojen tulee olla yksilöitävissä niin, että niihin voidaan viitata yksiselitteisesti ja pysyvästi. DSA-sertifikaatti on myönnetty vuosiksi 2014–2017 Tietoarkiston lisäksi liki 60 toimijalle ympäri maailmaa.

Sertifikaatin hakeminen

Jotta Tietoarkistolle myönnetty sertifikaatti pysyisi voimassa ilman katkoja, työ sertifikaatin uusimiseksi on aloitettu hyvissä ajoin.

Uuden sertifikaatin hakeminen edellyttää, että hakija täyttää edelleen vaaditut organisatoriset lähtökohdat. Lisäksi hakijan on raportoitava tarkasti organisaation nykyisen toiminnan tilanne. Raportointi perustuu 16 kohdan ohjeistukseen, jonka mukaisesti aineistojen luotettava säilyttäminen on todennettava niin käytäntöjen, tekniikan kuin etiikankin näkökulmasta. Sertifikaatin hakijan täytyy voida osoittaa, että sen toiminnan taso vastaa sertifikaatin vaatimaa tasoa.

Kokosin yhdessä kollegoideni kanssa Tietoarkiston toimintaperiaatteista ja -käytänteistä ohjeistuksen mukaisen raportin, jota varten haastattelin arkiston työntekijöitä eri asiantuntemuksen aloilta ja kävin läpi lukuisia asiakirjoja vuosien varrelta. Sen lisäksi, että toiminnan raportointi on sertifikaatin hakemisen edellytys, raportin kokoaminen on ollut hyödyllistä organisaation itsearvioinnin näkökulmasta. Yhteen dokumenttiin on nyt koottu kattava kokonaiskuva Tietoarkiston toiminnasta vahvuuksineen ja kehityskohtineen.

Tavoitteena sertifioinnin uusiminen vuosille 2017–2019

Raportti sertifikaatin hakemiseksi on toimitettu arvioijille ja odotamme Tietoarkistossa parhaillaan tietoa siitä, myönnetäänkö sertifikaatti meille vuosiksi 2017–2019. Sertifioinnin kriteerit ovat muuttuneet hieman aiemmasta, joten emme oletusarvoisesti pysty toteamaan, että sertifikaatti myönnetään sen perusteella, että se on myönnetty aiemminkin.

Visiomme mukaisesti toteutamme kuitenkin edelleen tehtäväämme luotettavana ja tunnettuna avoimen tieteen ja pitkäaikaissaatavuuden asiantuntijana, johon kuuluu oleellisesti toiminta, joka vastaa DSA-sertifioinnin mukaisia kriteerejä sähköisten aineistojen luotettavana pitkäaikaissäilyttäjänä.

Sertifiointi visuaalisesti esitettynä

Tietoarkisto järjesti keväällä työntekijöillensä koulutuspäivän, jonka aikana pääsimme oppimaan luovuudesta ja visuaalisten muistiinpanojen tekemisestä. Kokeilin oppimani perusteella yksinkertaistaa tässä blogitekstissä kirjoittamaani kokonaisuutta visuaalisiksi muistiinpanoiksi. Oleelliseksi osaksi muistiinpanojani olen nostanut ensinnäkin sen, että Tietoarkisto hakee sertifiointia ja toimittaa asianmukaisen sähköisen raportoinnin toiminnastaan sertifioinnista vastaavalle taholle. Toisena pääkohtana muistiinpanoissa on sertifiointimerkinnän saaminen. Jos toimittamamme raportti vakuuttaa arvioijat, Tietoarkiston toiminta saa julkisen ja kansainvälisesti tunnistetun luotettavuuden sinetin.

Sisällön lisäksi visuaalisten muistiinpanojen tekemisessä ovat tärkeitä pienet visuaaliset yksityiskohdat, kuten hahmojen juurruttaminen paikkaan. Tämän vuoksi Aineistonhallinnan käsikirjastakin tuttu Tietoarkiston Hemmo seisoo muistiinpanoissani kesäisissä tunnelmissa varpaat vihreänä kasvavassa nurmessa. Samaa rentoutumismetodia suosittelen kaikille blogitekstiäni kesällä lukeville henkilöille – kokekaa Hemmon tavoin vihreä kesänurmi sitä paljain varpain tunnustelemalla. Tuloksena nurmikon tunnustelusta paljain varpain ei myönnetä sertifikaatteja, mutta ripaus kesätunnelmaa siitä tarttuu varmasti matkaan.

Lisätietoa:
» Data Seal of Approval
» Tietoarkiston nykyinen DSA-sertifikaatti vuosille 2014–2017

Eliisa Haanpää
tutkimusamanuenssi
etunimi.sukunimi [at] uta.fi