29. lokakuuta 2018

Tietoarkistolle käyttäjä- ja mobiiliystävälliset uudet verkkosivut

Hyvä lukija, on hyvin mahdollista, että luet tätä huomattuasi tiedotteestamme tai saapumalla sivuillemme, että Tietoarkiston verkkosivut ovat uudistuneet.

Edellisestä sivustouudistuksesta on kulunut reilut kuusi vuotta. Tänä aikana tavoissa, joilla verkkoa selataan, on tapahtunut suuria muutoksia. Aiemmat sivumme eivät soveltuneet kovin hyvin kännykän tai edes tabletin näytöllä luettavaksi. Vaikka mikään ei sinänsä ollut rikki, niitä ei oltu optimoitu mobiilikäyttäjää varten. Toisin on nyt. Uudet sivumme on suunniteltu saavutettaviksi sekä responsiivisiksi ja ne skaalautuvat erilaisille näytöille.

Uudistuksella on toki ollut muitakin tavoitteita. Yksi niistä on uudistuminen itsessään. Kuudessa vuodessa myös Tietoarkiston palveluissa on tapahtunut muutoksia, ja haluamme tuoda palveluitamme näkyviin uudella tavalla. Suunnittelussa on lähdetty siitä, että kaikki asiakasryhmät löytäisivät mahdollisimman helposti heitä koskevat palvelumme tai kiinnostavan informaation.

Myös visuaalinen tyyli on erilainen. Nyt kaikki tehdään hieman isommin ja hieman värikkäämmin. Verkkosivumme ovat keskeisin asiakaspalvelun kanavamme, datan arkistoijan ja jatkokäyttäjän kohtaamispaikka ja käyntikorttimme.

Sisältöjä ryhmitelty uusiksi

Navigointi tapahtuu pääasiassa "megamenun" kautta. Se korvaa perinteisen sivukartan ja on saatavilla aina, riippumatta siitä, missä kohtaa sivustoa tai yksittäistä sivua käyttäjä kulloinkin on. Tämän toivomme helpottavan sisällön löytämistä myös silloin kun sivujen osoitteet ovat muuttuneet. Ensi sijassa pyrimme ohjaamaan käyttäjän automaattisesti oikeaan osoitteeseen.

Uudistuksen myötä tutkimusaineistoja suoraan käsittelevä sisältö, kuten aineistoluettelo, on siirretty palveluportaali Ailan puolelle. Verkkosivuillamme sen sijaan julkaisemme aineistoesittelyjä, taustoitamme teemakokonaisuuksia ja linkitämme aineistoihin, joka ovat saatavilla Ailassa.

Konepellin alla kaikki on uutta

Muutos ei ole ainoastaan ulkoinen. Olemme kehittäneet yhteistyökumppanimme Redflow Inc:n kanssa modernin Hugo-pohjaisen staattisten sivujen generoimiseen soveltuvan sisällönhallintakokonaisuuden, jolla Tietoarkiston sivuja ylläpidetään ja julkaistaan. Halusimme tietoturvallisen ratkaisun, jota voimme säätää tarkasti omiin tarpeisiimme soveltuvaksi ja joka sopii saumattomasti tietotekniseen kehitysympäristöömme.

Jatkossa tulemme tuomaan uuden ulkoasun myös useisiin muihin palveluihimme. Toistaiseksi mm. palveluportaali Aila, Aineistonhallinnan käsikirja ja MOTV jatkavat vanhassa kuosissaan. Ruotsinkielisille sivuille sisältöjä tulee lisää lähiviikkoina.

Uudistusta varten on tehty paljon töitä, mutta varmasti jotain on jäänyt huomaamatta. Ehkä olemme unohtaneet siirtää joitain sisältöjä uusille sivuille. Kenties käyttöliittymässä on joillain selaimilla epäloogisuuksia. Mahdollisesti jokin linkki vie väärään sisältöön tai ei minnekään? Vastaanotamme mielellämme palautetta (tuki.fsd at uta.fi)!

Tuomas J. Alaterä
IT-palveluasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
New user-friendly website for FSD.

20. syyskuuta 2018

Ailassa nyt tallennustyökalu aineistojen arkistointiin

Tietoarkisto on ottanut palveluportaali Ailassa käyttöön aineistojen tallennustyökalun. Tavoitteena on saada tulevaisuudessa kaikki aineistot arkistoitavaksi Tietoarkistoon Ailan kautta. Palvelu on helppokäyttöinen ja tietoturvallinen. Toivomme sen myös tehostavan aineistojen toimittamista Tietoarkistoon.

Siirtämällä datan Ailaan asiakas ei julkaise aineistoa itsenäisesti. Kyseessä ei siis ole itsearkistointi. Tietoarkiston asiakaspalvelu tarkistaa saadun materiaalin ja arvioi arkistointikelpoisuuden sekä prosessoi ja kuvailee datan Tietoarkiston käytäntöjen mukaan. Aineisto tulee Ailan aineistoluetteloon vasta tämän jälkeen - aivan kuten tähänkin asti.

Asiakkaalle uusi työkalu näkyy, jos hän on sopinut Tietoarkiston kanssa aineiston arkistoinnista ja hyväksynyt käsittelysopimuksen. Käytännössä aineistopalvelu luo Ailaan työtilan sovittua aineistonluovutusta varten ja lähettää kirjautumiskutsun. Luovutus on asiakkaan käytettävissä, kunnes hän on siirtänyt kaiken tarvittavan materiaalin Ailaan ja merkinnyt luovutuksensa valmiiksi. Sen jälkeen asiakaspalvelu ottaa datan käsiteltäväkseen. Tutkija voi siirtää joko kaikki tiedostot kerralla tai tarkastella ja täydentää luovutustaan myöhemmin jättäen luovutuksensa aktiiviseksi. Aineistoja ei kuitenkaan säilytetä luovutustyökalun työtilassa pysyvästi. Tiedostot poistetaan viimeistään, kun arkistointi on valmis.

Uusi palvelu varmistaa turvallisen datan siirron

Tutkijat ovat tottuneet toimittamaan dataa Tietoarkistoon sähköpostin liitteenä tai joissakin tapauksissa postitse erilaisilla tallennusvälineillä. Tietoarkistolla ei ole kummassakaan tapauksessa mahdollisuutta varmistaa datan siirron tietoturvallisuutta. Voimme pelkästään ohjeistaa asiakasta. Kun luovutustyökalu on käytössä, nämä huolet vähenevät, vaikka kanta-asiakkailla voikin kulua tovi uuden tavan oppimisessa.

Uudistuksen myötä arkistoinnin henkilöriippuvuus siirtyy toivottavasti myös historiaan. Luovutustyökalua käyttämällä tieto Ailaan siirretystä aineistosta tulee ajantasaisesti asiakaspalveluun, ja aineiston käsittelyprosessikin voi tästä vauhdittua. Vaikka saattaa tuntua kätevämmältä lähettää tiedostot sähköpostitse tutulle henkilölle, kannustan Ailan luovutustyökalun käyttämiseen.

Uusi palvelu joutuu testiin syksyn aikana toivottavasti monien asiakkaiden käytössä. Jos suunnittelet aineiston arkistointia Tietoarkistoon, ota yhteyttä Tietoarkistoon ja tutustu myös Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohjeeseen.

Käyttäjäpalaute palvelun toimivuudesta ja mahdolliset kehitysehdotukset ovat tervetulleita.

Tietoarkisto on rakentanut luovutustyökalun Suomen Akatemian infrastruktuurirahoituksella.

Lisätietoa:

» Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohje
» asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi