Rekisterinpitäjä, joka luovuttaa tutkimusaineiston Tietoarkistoon käsiteltäväksi, täyttää uusien sopimusten myötä tietosuojalainsäädäntöön perustuvat omat velvoitteensa, joita edellytetään sopimuksen sisällöstä 25.5.2018 jälkeen. Sopimusjärjestely suojelee samalla tutkittavia huolehtimalla tietosuojan ja -turvan korkeasta tasosta heidän tietojaan käsiteltäessä.
Miksi sopimusmallien päivittäminen oli tarpeellista?
Sopimuksia solmittaessa yleinen lähtökohta on sopimusvapaus, johon kuuluvat muun muassa sisältövapaus ja muotovapaus. Poikkeuksia sopimusvapauteen on pakottavassa lainsäädännössä. Tietosuoja-asetus laajentaa henkilötietolailla (523/1999) kansallisesti toimeenpannun tietosuojadirektiivin (95/46/EY) sopimuksille asettamia vaatimuksia. Tietosuojasopimuksia koski aiemmin etenkin tietosuojadirektiivin 17 artikla, joka edellytti huolehtimaan lähinnä yleisellä tasolla käsittelyn turvallisuudesta ja seuraamaan rekisterinpitäjän ohjeita. Direktiivistä poiketen uusi tietosuoja-asetus määrittelee yksityiskohtaisesti rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisen sopimuksen sisältöä ja muotoa.
Tietoarkisto toimii useimmiten henkilötietojen käsittelijän roolissa tutkimusaineiston toimittaneen rekisterinpitäjän lukuun. Tietosuoja-asetuksen edellyttämät yksityiskohtaiset ehdot on sisällytetty arkistointisopimuksen liitteeksi. Aineiston jatkokäyttöä koskevat perusratkaisut on arkistointisopimuksessa jätetty ennalleen. Jos henkilötietoja sisältävä tutkimusaineisto toimitetaan Tietoarkistolle ennen arkistointisopimuksen tekemistä, solmitaan luovuttajan ja Tietoarkiston välille erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi.
Kaikki tutkimusaineistot eivät tietenkään sisällä henkilötietoja. Joskus tätä on vaikea arvioida etukäteen tarkastelematta aineistoa. Tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot on otettu osaksi kaikkia sopimuksia.
Mitä hyötyä uusista sopimusehdoista on?
Uusilla sopimusehdoilla on useita etuja aineiston luovuttavan rekisterinpitäjän kannalta. Rekisterinpitäjän kannalta henkilötietojen käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset sopimusehdot
- auttavat toteuttamaan tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaista osoitusvelvollisuutta
- lisäävät tutkittavien luottamusta henkilötietojen vastuulliseen käsittelyyn
- mahdollistavat tutkimusaineiston laillisen siirtämisen Tietoarkiston käsiteltäväksi
- voidaan ottaa huomioon tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa.
Sopimusehdoilla on myös etuja aineiston luovuttajan ja Tietoarkiston väliselle yhteistyölle. Sopimus
- parantaa tiedonkulkua sopijapuolten välillä
- vahvistaa henkilötietojen käsittelyn turvallisuutta
- selkeyttää työnjakoa.
Lisätietoa:
» Sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi (PDF)
» Arkistointisopimus (PDF)
Antti Ketola
lakimies
etunimi.sukunimi [at] uta.fi
Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
New contract models for archiving research data.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti