Miten aineistot arkistoituvat Tietoarkistoon?

Kun tutkija tai tutkijaryhmä on lähettänyt tutkimusaineistonsa Tietoarkistoon arkistoitavaksi, varsinainen aineiston käsittelyprosessi vasta alkaa. Arkistoitavaksi toimitettu aineisto kulkee aina aineistonkäsittelijän sormien läpi ennen kuin se julkaistaan palveluportaali Ailassa jatkokäyttöä varten.

Erilaiset tietokoneohjelmat helpottavat, nopeuttavat ja virtaviivaistavat aineiston käsittelyä, mutta loppujen lopuksi aineiston käsittelyyn liittyvän työn tekevät ihmiset eivätkä koneet. Näin pystymme varmistamaan, että mitä moninaisimmat aineistot ovat tulevaisuudessakin tutkimusmaailman käytettävissä yhdenmukaiseksi suunniteltujen ohjeidemme mukaisesti.

Aineistonkäsittelijäntyö on Tietoarkiston ydintyötä, jota ilman Ailassa ei olisi jatkokäyttökelpoisia aineistoja. Tietoarkiston pitkäaikaiset tutkimusapulaiset Eliisa Haanpää (kvantitatiivisten aineistojen käsittely) ja Annika Sallinen (kvalitatiivisten aineistojen käsittely) kertovat, minkälaista aineistonkäsittelijän työ on, ja minkälaisen prosessin aineistot käyvät läpi ennen kuin ne ilmestyvät Ailaan.

Kyselytutkimukset arkistoituvat muuttuja muuttujalta

Eliisa

Aloitan kvantitatiivisen aineiston käsittelyn aina tutustumalla aineistoon, siihen sisältyviin muuttujiin sekä aineistoon liittyvään tutkimusraporttiin ja lisämateriaaliin. Avattuani datatiedoston, tarkastan ensimmäisenä kaikki muuttujat ja varmistan, että käsiteltävä data vastaa kyselylomaketta. Nimeän muuttujat kyselylomakkeen mukaisesti, mihin perustuen määrittelen myös muuttujien selitteet.

Tämän jälkeen arvioin aineiston tunnisteellisuutta ja arkaluontoisuutta, jonka jälkeen teen tarvittavat toimet vastaajien anonymiteetin säilyttämiseksi. Tässä vaiheessa apunani ovat usein Tilastokeskuksen erilaiset alue-, toimiala- ja tieteenalaluokitukset. Lopuksi vielä varsinaista dataa käsitellessäni tarkistan muuttujien frekvenssit suhteessa tutkimusraporttiin.

Käsittelen dataa SPSS:n syntaksin avulla. Numeroista ja loogisesta päättelystä pitävänä ihmisenä syntaksin työstäminen on mielestäni palkitsevaa puuhaa. Syntaksin tekemiseen sisältyy monia yksin ja yhdessä kollegojen kanssa pohdittavia haasteita, useita onnistumisen kokemuksia, kun komennot toimivat toivomallani tavalla ja tietysti työni kannalta tärkein tuotos, jatkokäyttöön valmistuva datatiedosto.

Varsinaisen datan valmistuttua siirryn aineiston kuvailuun, johon kuuluu muuttujien kuvailu sekä aineiston sisällöllinen kuvailu. Tietopankkina sisällöllistä kuvailua tehdessäni käytän tutkimusraporttia ja sieltä löytyviä aineistonkeruuseen liittyviä tietoja. Aineiston (eli datan sekä aineiston kuvailun) käsittelyn valmistuttua kirjaan tietokantaamme "data valmis"-komennon, jonka jälkeen aineisto julkaistaan palveluportaali Ailassa.

Aineistoja käsitellessäni olen oppinut paljon paitsi tilastollisista menetelmistä ja kyselytutkimuksista, myös eri tieteenalojen tutkimusteemoista. Olen tähän mennessä käsitellyt aineistoja liittyen muun muassa lasten ja nuorten mediakäyttäytymiseen, lasten uhrikokemuksiin, suomalaisten hyvinvointiin, eduskuntavaaleihin, asumiseen ja kaupunkikuvaan, opiskeluun sekä vapaaehtoistoimintaan.

Aineiston käsittelyn eri vaiheissa olen yhteydessä yhteen tai useampaan tutkijaan, mikäli tarvitsen aineistosta lisätietoja. Yhteistyö sekä tutkijoiden suuntaan että kollegoiden kanssa on erittäin merkittävässä osassa työskentelyssäni aineistojen parissa.

Kvalitatiivisessa aineistossa tallentuu aina pala aikaa

Annika

Kvalitatiivisten aineistojen arkistointi poikkeaa kvantitatiivisten aineistojen arkistoinnista sikäli, ettei siinä tarvitse pohtia syntaksin komentoja, mutta lukulihaksia työ vaatii senkin edestä. Luemme tänne toimitetuista haastatteluista ja kirjoituksista jokaisen sivun. Tämä täytyy tehdä huolellisesti, että ihmisten tunnistetietoja ei jää luovutettavaan aineistoon. Tekstimassaa saattaa olla yhdessä aineistossa jopa lähes tuhat sivua.

Kvalitatiivisten aineistojen tarkastaminen on siis välillä uppoutumista lukemiseen, mutta työ sisältää myös järjestelmällistä tiedon poimimista sekä järjestelyä ja tietokoneohjelmien kanssa kikkailua - mikä on aina oma taiteenlajinsa.

Dokumentit nimetään järjestelmällisesti. Aineistojen taustatiedot järjestetään yhdenmukaisiksi ja niistä tehdään taustatietohakemisto jatkokäyttäjälle. Työssä käytetään lukuisia ohjelmia, joista tekninen palvelu keskustelee mm. termeillä DDI, HTML ja Python - minä keskityn opettelemaan konkreettisen käytön.

Koko arkistointiprosessin ajan teen muistiinpanoja eteen tulleista ongelmakohdista, niiden ratkaisuista ja vielä tehtävistä vaiheista. Listalla voi olla selvitettävänä, mitä tutkijan kryptinen merkintä muistiinpanoissa tarkoittaa, mihin teollisuusalaan karkeistetaan Suomussalmen Hallan lihajalostamo, sisältävätkö dokumentit piilodataa ja saisiko 400 erillisen tiedoston nimet muutettua automaattisesti toiseen muotoon, jotta kaikkea ei tarvitsisi tehdä käsin.

Kaikkeen löytyy yleensä vastaus, joko kollegoilta, tutkijoilta tai yhdeltä tärkeältä työkaverilta - internetistä. Netti on ollut oiva apu esimerkiksi tilanteessa, jossa oman pään kapasiteetti keksiä suomalaista naisten nimiä on tullut tiensä päätökseen.

Minun mielestäni kvalitatiivisten aineistojen arkistointi on erittäin mielenkiintoista, sillä tutkimusaineistoon perehtyminen on aina oma matkansa jonkin tieteenalan ja alueen tutkimuksen pariin. Aineistoja läpi kahlatessa oppii uusia käsitteitä ja ymmärtää taas elämää eri näkökulmista ehkä hitusen paremmin. Tutkittavat kertovat tutkijalle elämästään asioita, joita eivät muille välttämättä kerro. Työ sisältää myös varjopuolia. Koska kaikki työvaiheet vaativat tarkkuutta ja keskittymistä, silmien ja lukuhermojen ajoittaiselta väsymisiltä ei voi välttyä.

Arkistoinnin loppusuoralla kirjoitetaan vielä nettisivuille tuleva kuvaus aineistosta ja hiotaan aineiston yksityiskohtia. Esimerkiksi taustatietoihin tulee helposti virheitä. Minun tulee myös tarkastaa, että aineistoon on liitetty mukaan tutkimuskutsut, haastattelukysymykset ja muut tarvittavat dokumentit. Lisäksi haastattelukysymykset tulee tallentaa Aila-hakuun. Julkaisun jälkeen menen vielä nettisivuille katsomaan, että aineisto näyttää siellä siltä, miltä sen pitääkin!

Lisätietoa:
» Palveluportaali Aila

Annika Sallinen, tutkimusapulainen, etunimi.sukunimi [at] uta.fi
Eliisa Haanpää, tutkimusapulainen, etunimi.sukunimi [at] uta.fi