Tietoarkisto ja aineistonhallinta koronakriisin aikaan

Tietoarkistossa siirryttiin nopeasti etätyöskentelyyn maaliskuun puolivälissä. Onneksi etätyön mahdollistavia tietoteknisiä ratkaisuja oli otettu käyttöön jo aiemmin ja Tietoarkistolle räätälöityä etäyhteyttä valmisteltu Tietoarkiston teknisten palvelujen ja Tampereen yliopiston tietohallinnon yhteistyöllä. Yhteys saatiin käyttöön nopeutetulla aikataululla suurelle osalle tietoarkistolaisista heti ensimmäisen etätyöviikon aikana.

Arki jatkuu ja kokoukset rullaavat

Lähes kaikki tietoarkistolaiset pystyvät nyt hoitamaan tehtävänsä normaalisti sosiaalisesta etäisyydestä huolimatta. Sovellus- ja järjestelmäkehitys ja -ylläpito jatkuvat. Tietoarkiston aineistonkäsittelijät ovat julkaisseet etänä useita uusia aineistoja. Asiakkaat ovat myös luovuttaneet aineistoja ja ladanneet aineistoja Ailassa, mistä voimme päätellä, että etätyö sujuu mallikkaasti myös muissa yliopistoissa ja tutkimusorganisaatioissa.

Itse olen kokoustanut Teamsillä, Zoomilla ja GoToMeetingillä. Kokouksissa hetkellisiä ongelmia on aiheuttanut mobiilidatayhteyteni pätkiminen. Muutoin etäkokoukset ovat ajankäytön näkökulmasta kasvokkain järjestettäviä tehokkaampia. Uupumaan jää kuitenkin epävirallisempi kuulumisten vaihtaminen. Kansainvälisessä ja kotimaisessakin yhteistyössä tärkeitä tietoja ja vertaistukea välittyy epävirallisissa käytävä- ja lounaskeskusteluissa, minkä vuoksi kaikkia kokouksia ei kannata jatkossakaan järjestää virtuaalisina. Jotakin tästä nyt opittavasta työtavasta toivoisi jäävän käyttöön myös koronakriisin jälkeiseen aikaan.

Akuutisti tarvittava avoin data ei vähennä pitkäaikaissaatavuuden merkitystä

Koronakriisin vuoksi monet ovat innostuneet keräämään tutkimusaineistoja. Myös muun kuin lääke- ja terveystieteellisen tiedon tarve on polttava. Tietoarkiston tekstiaineiston keräämiseen tarkoitettua Pennaa on suunniteltu jo muutamien aineistonkeruiden välineeksi. Toivon, että saamme koronapandemian vaikutuksia käsitteleviä keruita käyntiin vielä lisää.

On tietenkin tärkeätä saada aineistot mahdollisimman nopeasti mahdollisimman laajan tutkijajoukon käyttöön, jotta tutkimustiedosta on hyötyä ajankohtaiseen tiedontarpeeseen. Toivon kuitenkin, että tässäkään tilanteessa ei unohdeta aineistojen pitkäaikaissaatavuuden merkitystä. Ei tarvita epidemiologin koulutusta sen ymmärtämiseen, että koronakriisi ei ole viimeinen laatuaan. Nyt kerättävien aineistojen löydettävyys, saatavuus ja käytettävyys ovat ratkaisevia, jotta tutkijoilla on tulevaisuudessa nopeasti käytettävissään tietoa ihmisten kokemuksista ja reagoinnista vastaavissa kriisitilanteissa. Arkistoituna tutkimusdata tarjoaa myös vertailukohdan tulevaisuudessa, kun tutkijat keräävät uutta aineistoa.

CTS-sertifikaatti on luotettavan repositorion merkki

Muistattehan nytkin aineistoa kerätessänne ja tallennuspaikkaa valitessanne, että kaikki ad hoc -repositoriot, tai jo pitempään toiminnassa olleetkaan repositoriot, eivät takaa aineiston pitkäaikaissaatavuutta eivätkä anna tukea julkaisemisen tietoturvakysymyksissä. Suomessa CTS-sertifioituja, luotettaviksi arvioituja, repositorioita on kaksi: Tietoarkisto ja Kielipankki.

Jos tunnette houkutusta tallentaa ihmistieteellisen datanne kansainväliseen repositorioon, tarkistakaa käyttöehdot ja mahdolliset vastuuvapauslausekkeet ja muistakaa, että me kotimaiset CTS-sertifikaatin haltijat olemme kansainvälisiä toimijoita.

Lisätietoa:

» Aila
» Penna
» Aineistonhallinnan käsikirja
» CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti
» Koronavirus ja Tietoarkiston toiminta poikkeusoloissa
» Uusi palvelinympäristö parantaa toimintavarmuutta ja säästää energiaa

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi